1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

エクセルでSUM関数を効果的に使う方法を解説(初心者向け)

「SUM(サム)関数の使い方がわからない。」

「メリットを知りたい」

「具体的な使い方が知りたい」

 

✔︎こういった疑問に答えます。

  

SUM(サム)関数は複数のセルの合計値を求める関数です。

エクセルの代表的な関数機能で最もよく使うといっても過言ではありません。

「時短」「効率的UP」するためにも絶対に覚えておきたい関数です。

しかし

実は、意外にもこの初歩的な関数を使いこなせてない人が多くいます。

SUM(サム)関数を知らないという人もいましたが、特に多かったのは使い方がわからないという人でした。

 

✔︎こんな感じの意見↓

・「SUM(サム)関数って何?」

・「そんなに便利?どうやって使えば効率UPするの?」

・「ピンと来ない。」

 

✔︎そこで今回は↓

エクセルでのSUM(サム)関数の使い方に重点を置いて解説していきます。

  

✔︎本記事で分かること↓

□SUM(サム)関数の使い方

 ・時短ショートカットキーも合わせて紹介

□3つの具体例からSUM(サム)関数の効率的な使い方を解説

 ①上期と下期の合計を簡単に求め

 ②シート別に集計された店舗の売上金額をまとめる方法

 ③入出荷の情報から月末の在庫を求める方法

 

  

□SUM(サム)関数の具体的な使いこなす(最強のメリットもご紹介)

SUM(サム)関数は、複数のセルの合計を計算できる関数です。

単純に足し算してくれるだけの関数ですが、恐らく一番よく使います。

 

そして、

この関数の最強のメリットは↓

 合計するための数式を省略できることです。

 

具体的に説明します。

「1~10までの数字を合計する」とします。

①は1つ1つのセルを「+」で合計します。

f:id:Djiro:20210124224151p:plain

②はSUM関数を使って合計します。

f:id:Djiro:20210124224215p:plain

①と②は共に同じ答えになります。(55です。)

しかし、

数式の長さは圧倒的に②の方が短いです。

これはSUM関数が、範囲指定した部分をまとめて合計してくれているからです。

察しのいい人ならお気づきだと思いますが、

①のように合計したいセルが10個程度なら問題ありません。

しかし、

100個、200個とあればどうでしょうか?

全ての数式を入力することなんて出来ませんよね?

出来たとしても、とんでもなく時間と労力がかかります。

もちろん電卓で別に計算するのも同じです。

SUM関数を使えば、範囲を指定するだけなので一瞬で合計可能です。

これが、SUM関数の最強のメリットと言えます。
 

時短ショートカットキーを紹介(SUM関数にはコレだけ覚えればほぼ無敵です)

本当によく使う関数ですので、

ついでにショートカットキーも覚えて使いこなしていきましょう。

✔︎SUM関数に関してはこれだけ覚えればほぼ無敵です↓

 「Shift」+「Alt」+「=」

この3つのボタンで一瞬で計算できます。

例えば↓

f:id:Djiro:20210124230606p:plain

他にも↓

f:id:Djiro:20210124230644p:plain

f:id:Djiro:20210124230653p:plain

f:id:Djiro:20210124230700p:plain

こんな感じで合計を求めたいところにはすべて

「Shift」+「Alt」+「=」で求めることができます。
是非とも使いまくってみましょう。(本当に便利です)

 

 

□3つの具体例からSUM(サム)関数の効率的な使い方を解説

SUM関数をよく使う代表的な例題を3つ用意しました。

これを基にSUM関数の具体的な使い方を解説していきます。

とりあえずこの3パターンを覚えておけば、基本はだいたい大丈夫です。

 

①上期と下期の合計を簡単に求める方法

例題↓

1号店~3号店の上期と下期をそれぞれ合計を求めて、通期の売上合計も求めたい。

f:id:Djiro:20210124232455p:plain

 

手順①:上期の合計を求める↓

f:id:Djiro:20210124232533p:plain

手順②:下期の合計を求める↓

f:id:Djiro:20210124232608p:plain

手順③:通期の合計を求める

f:id:Djiro:20210124232640p:plain

手順④:完成

f:id:Djiro:20210124232705p:plain

※上から順番に「Shift」+「Ctrl」+「=」ですべて求められます。

10秒ぐらいでできます!

 

②シート別に集計された店舗の売上金額をまとめる方法

例題↓

シート別に集計された売上をまとめて合計したい。

f:id:Djiro:20210124233817p:plain

f:id:Djiro:20210124233829p:plain

f:id:Djiro:20210124233840p:plain

f:id:Djiro:20210124234120p:plain

 

手順①:セルを選択し「=SUM(」まで入力

f:id:Djiro:20210124234613p:plain

手順②:「東京」のタブをクリック

f:id:Djiro:20210124235518p:plain

手順③:「Shift」キーを押して「大阪」「九州」をクリック

f:id:Djiro:20210124235503p:plain

手順④:「東京」のB3セルを選択→「Enter」

f:id:Djiro:20210124235448p:plain

手順⑤:下にドラッグ

f:id:Djiro:20210124235439p:plain

手順⑥:完成

f:id:Djiro:20210124235425p:plain

※このようにシートをまたいで集計する方法を「くし刺し集計」といいます。

別に名称は覚えなくてもいいですが、、、。

 

③入出荷の情報から月末の在庫を求める方法

例題↓

入出荷の情報から月末在庫を求めたい。

f:id:Djiro:20210125000442p:plain

 

手順①:計算式を考えて表を整理する。

→「月初在庫」+「入荷」ー「出荷」=「月末在庫」

※ワンポイント!

「出荷」の部分は「ー」なのでエクセルの表も「ー」をいれる。

f:id:Djiro:20210125001110p:plain

手順②:SUM関数で計算する

f:id:Djiro:20210125001350p:plain

手順③:下にドラッグ

f:id:Djiro:20210125001537p:plain


手順④:完成

f:id:Djiro:20210125001601p:plain

※数式として、「月初在庫」+「入荷」-「出荷」でも答えは同じになります。

しかし、

一つの数式に「+」と「-」が両方入って複雑な式になると間違いやすかったりします。

数式はより単純に表すことが上達のコツです。

 

□まとめ

※SUM関数は複数のセルを合計する

→最強のメリットは数式を省略できること(範囲指定のみ)

→「Shift」+「Alt」+「=」は必須!(かなり便利)

※使い方はだいたい3パターン

→基本はこの3パターンが多いので、最初はこれだけで問題なし

 

エクセルでバブルチャート作成する方法を解説

「バブルチャートってなに?」

「エクセルでバブルチャートの作り方がわからない。」

「自分の分析に適しているの?メリットは?」

 

✔︎こういった疑問に答えます。

  

バブルチャートは特殊なグラフです。

散布図のように2つの変数を縦軸、横軸にプロットし、更に3つ目の変数としてデータの大きさをバブルで表現します。

3つの変数を組み合わせて適切に選択すれば、分析ツールとして大きな効果を発揮します。

しかし、

・「そもそにどうやって作るの?」

・「どんな時に使うの?」

・「作った良いけど分析方法よくわからない。」

と、思うのではないでしょうか?

実際私も、

「かっこいいし、使ってみよ!」ぐらいの気持ちで取り入れてみました。

作り方は調べればでてくるので、作成はそこまで難しくなかったのですが、

「結果的にだから何?」みたいな状態に陥ってしまいました。

結局、活用方法がわからなかったわけです。(当時の自分)

ここまで読んだ人なら、

・「面倒な上に、大して使い道ないし。無理して使わなくても、、、。」

・「なんかメリットあんの?バブルチャート。」

・「作り方調べるのも面倒だよね」

って、なりますよね。

しかし、

めっちゃ使えます。バブルチャート。

使いこなして、資料にスッと入れるだけでかっこいいです。できる人です。

 

✔︎そこで今回は↓

エクセルでバブルチャートの作成方法について解説していきます。

  

✔︎本記事で分かること↓

□バブルチャートについて

 ・メリット

□バブルチャートの作成方法

 

  

□バブルチャートについて簡単に理解しよう(最強のメリットもご紹介)

バブルチャートとは、3つの変数から構成される特殊なグラフです。

最大のメリットは、

この3つの変数の関係を一つのグラフにまとめて可視化できることです。

可視化できると、分析もしやすくなります。(めちゃくちゃ便利)

 

具体的に、どのような状況で活用していくのか解説していきます。

 

✔︎2つの画像をもとに解説していきます

例題

5つの支店を「購入点数」「来店頻度」「月間利用者」3つの軸で分析してみます。

 

画像①この散布図を見てください↓

f:id:Djiro:20210121230145p:plain

上記の画像は「散布図」ですが、各点は各要素を表しています。

このグラフからは、「一人当たりの購入店数」「一人当たりの来店頻度」の関係を知ることができます。

例えば、

「右下の点(B店)」は「購入点数」は多いが、「来店頻度」は少ないことがわかります。

しかし、

ここで使われている指標は「1人当たり」の数値のため、実際にどのくらいの人が来ているのかわかりません。

 

画像②この散布図を見てください↓

f:id:Djiro:20210121230528p:plain
今度の散布図は横軸が「月間の利用者数」に変わっています。

画像①では、「右下の点(B店)」を分析した際に、実際にどのくらいの人が来ているのかわかりませんでしたが、

画像②の情報を合わせることにより、「1人当たりの購入点数」も「月間の利用者数」も多いことがわかります。

このことから、

B店は「一人当たりの来店頻度」は低いが、「月間利用者の多さ」でカバーしている店舗だと言えます。 

 

この画像①と②を組み合わせて一つにしたものが、「バブルチャート」です。

f:id:Djiro:20210121233347p:plain

この一つのグラフを見ただけで、画像①と②の分析の全てがカバーできます。

こんな感じでそれぞれの要素を再現してます↓

○縦軸:1人あたりの来店頻度

○横軸:1人あたりの購入点数

○バブルの大きさ:月間利用者数

 

 

□バブルチャート作成方法(作るのは5秒。大切なのは見やすく整えること)

実は、

バブルチャートは、エクセルで規定されているグラフなので、作成自体はとても簡単です。

しかし、

忘れてならないのは、見やすいグラフに編集することです。

特にバブルチャートはこの「見やすくするための編集」をしなければ、絶望的です。

✔︎ここまでしっかり解説していきます。

手順①:範囲選択

f:id:Djiro:20210121231113p:plain

手順②:「挿入」タブ→「グラフ」→「バブル」を選択

f:id:Djiro:20210121231104p:plain

手順③:完成

f:id:Djiro:20210121231055p:plain

 

ここからが大切!見やすいように編集する3つのポイント

バブルチャートは簡単に作成できました。

しかし、

この状態では不明点が多く、さっぱりわかりません。

・どのバブルがどの要素を示している?

・バブル大きさと実数としてどの程度なのか?

などなど。

大切なのは、

グラフを見るだけで、「各要素にどういった問題があるか一発でわかる」ようにすることです。

 

ポイント①:タイトルを入力する

f:id:Djiro:20210121231553p:plain

 ポイント②:凡例を「右」に設定する

手順①:グラフを選択

f:id:Djiro:20210121231530p:plain

手順②:「グラフ」タブ→「グラフ要素を追加」→「凡例」→「右」

f:id:Djiro:20210121231543p:plain

ポイント③:データラベルの値を設定する(セルで指定する)

手順①:グラフを選択

f:id:Djiro:20210121231530p:plain

f:id:Djiro:20210121232346p:plain

手順②:「デザイン」タブ→「データの選択」

f:id:Djiro:20210121232359p:plain

手順③:「系列1」を選択→「編集」

f:id:Djiro:20210121232500p:plain

手順④:系列名を選択して、「D2」セルを指定して「OK」

f:id:Djiro:20210121232735p:plain

f:id:Djiro:20210121232725p:plain

手順⑤:個別ラベルをクリック

f:id:Djiro:20210121232901p:plain

手順⑥:数式バーに「=」を選択しセルを指定する

f:id:Djiro:20210121233216p:plain

手順⑦:手順⑥をバブル個数分繰り返す

f:id:Djiro:20210121233347p:plain

手順⑧:完成

f:id:Djiro:20210121233347p:plain

 

 

□まとめ

※バブルチャートは3つの変数を一つにできる。

※作成はボタン一つで可能

 →大切なのはグラフを見やすく整える3つのポイント

  ・タイトル(簡単)

  ・凡例(簡単)

  ・データラベル(少し手間)

※使いこなすとかなり便利。かっこいい。

エクセルで散布図を作成する具体的手順(分析方法も解説)

「散布図の作り方がわからない、、、。」

「散布図の分析方法が知りたい、、、。」

「データを分析したいが散布図を使った分析結果があっているのか知りたい、、、。」

 

こういった疑問に答えます。

  

散布図とは、

2つの変数間の関係をグラフ上にプロットしたものです。

これにより、

散布図を見れば、変数間の関係を大まかに掴むことができます。

そのため、

データ解析の第一歩として散布図を作成してみる機会はよくあります。

しかし、

統計解析はとても難しいイメージがあります。

更に、正しい知識がなければ使ってはいけない的なイメージもあります。

これは厄介なことに「作成者側」も「報告を読む側」にもあります。

実際私の体験談ですが、

散布図を使って分析した資料を提出したことがありました。

自分なりには分かりやすく解説したつもりですが、

・「この図が何を示しているかわからない。」

・「逆にわかりづらい。」と多くの方に言われました。

終いには、「君、統計分析できるの?」と言われる始末。

確かに、私は統計のプロではありません。しかし、営業職として最低限の知識を習得しつつ実務に活かそうとしてきました。

私がここで問題だと感じたのは、読み手側が「難しくてわからない」イメージを持っていることだと思いました。

しかし、散布図を用いた分析は大まかに傾向を掴むためのあくまでも初歩。

トライして見るのに難しいものではありません。

そうはいっても、

・「やってみたいけど、どうやって作るの?」

・「作ったはいいけど分析方法がわからない」

・「そもそもどんな時に使うの?」

って、思いますよね。

 

✔︎そこで今回は↓

エクセルで散布図を作成し分析する方法について解説していきます。

(こんな時に使いましょう!って言う具体例もつけます)  

 

✔︎本記事で分かること↓

□散布図の作成方法

□散布図の分析方法手順(注意点付き)

 ・「相関関係」と「因果関係」に気をつけよう

 

 

□散布図の作成方法(集計データは使わない。必ず集計前のデータを使う。)

散布図を使用すれば、

2変数間の関係を視覚的に捉えることができます。

変数間に相関関係があるかどうか、回帰曲線で表現するとどうなるかなどがわかります。

何度も記載しますが、散布図はデータ分析の基礎(入口)となる部分です。

 

✔︎具体的な作成手順について解説します↓

手順①:対象範囲を選択

f:id:Djiro:20210120231805p:plain

手順②:「挿入」タブ→「グラフ」→「散布図」を選択

f:id:Djiro:20210120231818p:plain

手順③:「軸ラベル」を追加

f:id:Djiro:20210120232216p:plain

f:id:Djiro:20210120232226p:plain

手順④:完成

f:id:Djiro:20210120232320p:plain

 

 

□ 散布図の分析方法の手順を解説(とりあえずここを抑えよう基礎部分)

例題を上げるとわかりやすいので、例題をあげます↓

✔︎例えば、

学生のテストの結果について考えてみます。

①「数学の点数と理科の点数」の関係

②「数学の点数と社会の点数」の関係

この2つの関係を考えた場合、どういった関係がありそうでしょうか?

✔︎仮説を立てます↓

①数学と理科は同じ理系の分類なので、一方が高い人はもう一方も高いかもしれない。

②数学と社会は分野が違うので、あまり関係ないかもしれない。

 しかし、

 勉強している人は、どっちも力を入れているはずなので両方とも高いかもしれない。

✔︎検証

①と②を散布図を使って検証していきます。

※注意

ここではあくまでも例題ですので、データの信憑性はありません。

作者がわかりやすいように数字をいじっています。    

①を散布図にした場合↓

f:id:Djiro:20210120233954p:plain

②を散布図にした場合↓

f:id:Djiro:20210120234005p:plain

✔︎結果

①の画像は点がなんとなく上に向いてプロットされています。

それに比べて、

②の画像は点がなんとなく下に向いてプロットされています。

このことから、

この2つの画像はどちらも共に、変数の関係が強いことを示しています。

①からは「変数の間に正の関係」(一方が増加すればもう一方も増加する)がみられます。

②からは「変数の間に負の関係」(一方が増加すればもう一方が減少する)がみられます。

この関係のことを、

統計学では「相関関係」と呼び、お互いの要相(数学と理科・数学と社会)が強い関係にあることを示しています。

因みに、

変数間に関係がない場合だとこんな感じになります↓

f:id:Djiro:20210120234113p:plain

散布図は、この相関関係を分析すしやすくすることが一番の役割です。

✔︎まとめ

「数学と理科」・「数学と社会」には強い関係性がある。

数学の点数が高ければ、理科の点数も高くなるかな?

数学の点数が高ければ、社会の点数は低くなるかな?

、、、。?

 

相関関係と因果関係に気をつけよう

上記の手順で散布図を使って、相関関係について考える方法がわかりました。

しかし、

結論(まとめの部分)では、「?」がついてはっきりしない答えになっています。

「どう言うこと?」っと、思いますよね。

これは、別に間違っているわけではありません。

ここで押さえておきたいポイントは、「相関関係」と「因果関係」は違うと言うことです。

・相関関係

2つの事柄になんらかの関係性があるもの

・因果関係

一つの事柄が原因で、もう一つの事柄に影響を与えているもの

 このことを例題に当てはめると↓

数学の点が良いからといって、理科の点が良いとは言えないと言うことです。

もしかしたら、

勉強が得意な人で全部の点数がいいのかもしれないし、実は習い事で算盤をしているみたいな違う要因があるかもしれません。

つまり、

関係性はあるが直接的な要因は散布図から不明であると言うことです。

このことは実際のビジネス現場ではよく起こります。

因果関係がないにも関わらず、相関関係が見られることから間違った判断を下してしまうパターンがよくあります。

予算が動くような場合に間違った判断を下すと、大きな損失になりますので注意しましょう。

 

 

□まとめ

※散布図の作成方法

必ず集計前のデータをつかう。(元データ)

※相関関係と因果関係に注意 

・相関関係

2つの事柄になんらかの関係性があるもの

・因果関係

一つの事柄が原因で、もう一つの事柄に影響を与えているもの

エクセルで複合グラフを作成する手順を解説(メリット・デメリットについても解説)

「複合グラフの作り方がわからない、、、。」

「複合グラフのメリット・デメリットが知りたい、、、。」

 

✔︎こういった疑問に答えます。

  

複合グラフを使用すれば、

単位の異なる複数の数値を1つのグラフで表現することができます。

そのため、さまざまな分析で活用することができます。(しかもより高度な分析

しかし、

単純なグラフ化のように、エクセル内に規定のグラフとして用意されていない(ボタン一つで作成できない)ので作り方がわからない人が多いのではないでしょうか?

実際私も、

最初は複合グラフを知らなかったので、「棒グラフ」と「折れ線グラフ」を個別に作成して資料を完成させていました。

もちろん、これが悪いわけではありませんが知識として知っておくことで、資料作成の幅が広がるのは間違いありません。

そうはいっても、

・「便利なのはわかったけど、どうやって作るの?」

・「個別にそれぞれ作成できるなら、別に複合グラフにする必要あるの?(メリットある?)」

って、思いますよね。

 

✔︎そこで今回は↓

複合グラフの作成方法について解説していきます。

  

✔︎本記事で分かること↓

□複合グラフの作成方法

 ・よく使うグラフを登録する方法

□複合グラフのメリット・デメリット

 ・メリット

 ・デメリット

 

  

□複合グラフの作成方法(わかりやすいグラフを組み合わせましょう)

複合グラフとは、

異なる単位のデータを一つのグラフとして表現する方法です。

 

例えば以下の画像を見てください↓

f:id:Djiro:20210119220712p:plain

「凡例」を見ると、「売上」と「売上前年比」のデータがグラフに存在しているようですが、目視では確認できません。

これは「売上」が「円」に対して「売上前年比」が「%」になっており、単位が異なっているからです。

f:id:Djiro:20210119220926p:plain

そのため、

「売上前年比」も作成されているのですが、単位が小さすぎて目視できなくなっています。

 

これを複合グラフにするとこんな感じです↓

f:id:Djiro:20210119221220p:plain

「売上」を「棒グラフ」、「売上前年比」を「折れ線グラフ」にしています。

こうすることで、

単位を揃える必要がなくなり、更に見やすくなります。

 ✔︎それでは、具体的な作成手順を解説します。↓

(※1,作成するグラフは完成しているとします)

(※2,棒グラフと折れ線グラフで複合グラフを作成します)

手順①:範囲選択をする

f:id:Djiro:20210119222152p:plain

手順②:「挿入」タブ→「グラフ」グループ→「集合縦棒」を選択

f:id:Djiro:20210119222144p:plain

手順③:「一日当たりの売上個数」→「書式」タブ→「選択対象の書式設定」を選択

f:id:Djiro:20210119222131p:plain

手順④:「データ系列の書式設定」→「使用する軸」を「第2軸」に変更

f:id:Djiro:20210119222118p:plain

手順⑤:「一日当たりの売上個数」を選択した状態で,「デザイン」→「グラフの種類変更」

f:id:Djiro:20210119222927p:plain

手順⑥:「組み合わせ」→「折れ線」をクリック

f:id:Djiro:20210119222917p:plain

手順⑦:完成

f:id:Djiro:20210119222907p:plain

※複合グラフは,グラフを組み合わせるので,「棒グラフ」と「折れ線グラフ」のように見た目が全く違う分かり易いグラフを選びましょう。

 

よく使うグラフを登録してみる

 複合グラフのような、規定のグラフとして用意されていないグラフを作成するには、上記ような手順を毎回行わなければなりません。

これでは、

作成するグラフが多ければ多いほど時間がかかってしまいます。

そこで少しでも効率を上げるために、「テンプレート」として保存しておくと便利です。

 ✔︎作成手順を解説します↓

 手順①:作成したグラフを選択→右クリックで「テンプレートとして保存」を選択

f:id:Djiro:20210119223518p:plain

手順②:グラフテンプレートに名前をつけて保存

f:id:Djiro:20210119223506p:plain

手順③:完成

f:id:Djiro:20210119223457p:plain

※作成したグラフを「テンプレート」にするのは、簡単ですのでよく使うグラフは保存しておくと便利です。

 

 

□複合グラフのメリットとデメリットについて解説(デメリットの解決方法も併せて記載します)

メリット①:単位を揃える必要がない

最大のメリットと言えるポイントだと思います。

二つ以上のデータを一つにするとき、絶対にしなくてはならない作業が「単位」を揃えることです。

上記でも記載していますが、

「単位」を揃えなくては、作成されたグラフが全く違うものになるからです。(「円」と「%」みたいな感じ)

しかし、

複合グラフにしてしまえば、「円」は棒グラフに「%」は「折れ線グラフ」と言った感じで表現できるため、「単位」を揃える必要がなくなります。

f:id:Djiro:20210119220926p:plain

f:id:Djiro:20210119221220p:plain

問題なくグラフを作成することができる。
 

メリット②:一つのグラフに2つの情報を表現するので分析がしやすい。

 複合グラフが作成できなければ、かつての私みたいにそれぞれのグラフを個別に作成して並べるしかありません。

こうなると、

それぞれのグラフを個別に確認して分析しなくてはならない為、とても非効率です。

間違いが起きる可能性も高まります。

しかし、

複合グラフにしてしまえば、一つのグラフの中で比較、分析が可能ですので、とても効率的かつ見やすくなります。

 

デメリット①:作成手順が少し複雑

上記で解説したような過程を毎回行う必要があります。

ボタン一つで作成できるわけではないので、少し面倒なところもあります。

覚えてしまえば簡単ですが、よく使う複合グラフがあれば、「テンプレート」として保存しておくのも一つの手です。

 

デメリット②逆に分かりづらいグラフになる場合がある

 複合グラフは一つのグラフの中で二つの情報を再現しています。

このためグラフが見やすくなり、分析もしやすくなるというメリットがありますが、

複雑になりすぎると逆に見えにくくなってしまうというデメリットがあります。

例えばこんな感じ↓

f:id:Djiro:20210119224935p:plain

少し修正すると↓

f:id:Djiro:20210119225224p:plain

見やすくなるように修正してあげると解決します。

 

 

□まとめ

※複合グラフは違いがわかりやすいグラフを組み合わせる

※よく使う複合グラフはテンプレートとして登録する

※複合グラフのメリットは

・単位を揃える必要がない。

・分析しやすい。見やすい。

※複合グラフのデメリットは

・手順が複雑 → テンプレート登録で解決

・逆に見えにくくなる場合がある → 編集で見やすく調整すれば解決

エクセルでグラフを作成する方法(具体的な手順と解説付き)

「グラフの作り方がわからない、、、。」

「どのグラフが適しているかわからない、、、。」

「見やすいグラフの作り方がわからない、、、。」

 

こういった疑問に答えます。

  

グラフを使用すれば、データを視覚的に表現することができます。

そのため、ビジネスの世界では分析結果をグラフ化して報告する場面がよく出てきます。

しかし、

グラフ化と言っても、普段から使い慣れていなければ意外とできないものです。

実際私も、

エクセルを用いて資料を作る機会が多かったのですが、とても苦労しました。

●最初は作り方もわからない。

●自分の「営業成績」や「顧客の見込み数値」などをグラフ化するのに、どのグラフがいいのかわからない。

●そもそもに見にくい。

などなど。

そうはいっても、

あまりにも使う場面が多いものですから、流石に「グラフ化のコツ」もわかってきました。

 

✔︎そこで今回は↓

「エクセルでグラフを作る方法」について解説していきます。 

 

✔︎本記事で分かること↓

□グラフの作成方法

 ・データ系列の入れ替え

 ・データの追加

□集計データに合わせた適切なグラフの選び方

 ・折れ線グラフ

 ・棒グラフ

 ・100%積み上げ棒グラフ

 ・円グラフ

 ・散布図

 ・バブルチャート

 ・レーダーチャート

□作成したグラフを見やすくする方法

 ・タイトル

 ・凡例

 ・データラベル

 

 

□グラフはボタン一つで誰でも一瞬で作成できます。(更に効率UPするために「データ系列の入れ替え」と「追加」の2つのポイントについても解説します)

グラフを作成する方法は、対象のデータを選択して好きなグラフをクリックするだけです。

今回は元となる「表データ」が完成していることとします。

例題として↓

5つの商品の売り上げを、3つの支店別に集計したデータを用いて「積み上げ横棒グラフ」を作成してみます。

ステップ①:作りたいグラフを範囲選択する

f:id:Djiro:20210118231012p:plain

ステップ②:「挿入」タブから「グラフ」を選択する

f:id:Djiro:20210118230957p:plain

ステップ③:完成

f:id:Djiro:20210118230938p:plain

 

基本的に、この3ステップどんなグラフでもできてしまいます。

グラフを作成すること自体はエクセルが勝手に作ってくれるので、ボタン一つで誰でも一瞬でできるというわけです。

ここで更に、効率UPのための2つのポイントについても解説します。

 

ポイント①:データ系列の入れ替え方法

グラフに説得力を持たせるためには、その見せ方が重要になります。

同じ情報から作成したグラフでも、X軸とY軸を入れ替えるだけで分析観点が変わり、

そこから導かれる結論にも違いが出てきます。

 手順①:グラフを選択します。

f:id:Djiro:20210118230804p:plain

手順②:「デザイン」タブの「行/列の切り替え」をクリック

f:id:Djiro:20210118230747p:plain

手順③:完成

f:id:Djiro:20210118230723p:plain

 

ポイント②:データの追加

グラフを作成した後に、新しい要素を追加したくなる時があります。

グラフにデータを追加する方法を覚えておけば、最初からグラフを作り直す必要がなくなります。

 手順①:グラフを選択

f:id:Djiro:20210118230615p:plain

手順②:範囲選択されている、右下のハンドルをドラッグする

f:id:Djiro:20210118230559p:plain

手順③:完成 

f:id:Djiro:20210118230542p:plain

 

□最適なグラフの選び方はたったの7パターンしかない話。(意外と多いけどこれだけ理解すればOK。)

グラフを作成する際に、どのグラフを使えばいいか迷うことがあります。

たくさんあるように見えますが、実はだいたい7パターンに分けられます。

もちろんそれらを組み合わせたりして、より高度な分析をしている場合もありますが、とりあえずこの7パターンを理解すれば大丈夫です。

と言うことで、

以下にグラフの選び方をまとめます。↓

 

・項目数値を時系列で比較をしたい場合

時系列などの推移を分析する際は「折れ線グラフ」がオススメです。

f:id:Djiro:20210118232111p:plain

・項目間の値を比較したい場合

「棒グラフ」がオススメです。

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・項目間の要素の構成比を比較したい場合

項目間での値の大きさに差がある場合は、「100%積み上げ棒グラフ」がオススメです。

例えば、

全国の構成比と特定の地域の構成比の違いを分析する場合などによく使われます。

・値の構成比を分析したい場合

「円グラフ」がオススメです。

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・2つの変数の関係を分析したい場合

「散歩図」がオススメです。

例えば、

気温と売上の関係を分析したい場合などによく使われます。

f:id:Djiro:20210118232021p:plain

・3つの変数の関係を分析したい場合

「バブルチャート」がオススメです。

例えば、

市場シェアと売り上げの伸び率と売り上げ実績から製品のポジションを分析するPPMなどでよく使われます。

f:id:Djiro:20210111234656p:plain

・項目間で複数の変数を比較したい場合

「レーダーチャート」がオススメです。

例えば、

新製品の開発時にいくつかの候補を5つの軸で評価する、といった場合によく使われます。

f:id:Djiro:20210112231612p:plain

 

ざっくり記載しました。

特に後半3つ「散布図」「バブルチャート」「レーダーチャート」については、難しいですが、より高度な分析をするためには必要なグラフです。

今後、それぞれ個別に解説記事をあげていきます。

 

 

□「タイトル」・「凡例」・「データラベル」の3点だけ編集すれば、見やすくなります。 (あくまでも最低限のポイントですが、見やすさは天地の差があります。)

テンプレートだけでは、グラフに必要な情報を持たせられないことがあります。

そのため、

わかりやすいグラフに整えることは、とても重要なことです。

なぜなら、

どれだけ有益な情報を持っていたグラフであったとしても、見づらいものはそもそも相手に読んでもらえなくなってしまうからです。

そうはいっても、

「整え方がわからない。」「見やすいグラフってなに?」って、思いますよね。

ここでは、

以下の3つのポイントに絞って解説します。↓

(とりあえずこれだけ覚えておけば大丈夫なやつです。)

 

ポイント①:タイトルをつける。

当たり前ですが、タイトルがなければ何のグラフかわかりませんよね?

必ずタイトルをつけます。

場所は「グラフの上のど真ん中」につけましょう。

手順①:グラフを選択

f:id:Djiro:20210118232918p:plain

手順②:「デザイン」タブ→「グラフ要素を追加」→「グラフタイトル」→「グラフの上」

f:id:Djiro:20210118232906p:plain

手順③:グラフタイトルを変更

f:id:Djiro:20210118232856p:plain

手順④:完成

f:id:Djiro:20210118232845p:plain

 

ポイント②:「凡例」の位置を決める。

「凡例」とは、どの色がどのデータを指しているかを示しているものです。

基本的に決まった場所はなく、グラフ内ならどこでも言いわけですが(ドラッグで動かせます)、とりあえず「下」か「右」にあれば間違い無いです。

手順①:グラフを選択

f:id:Djiro:20210118232918p:plain

手順②:「デザイン」タブ→「グラフ要素を追加」→「凡例」

f:id:Djiro:20210118233320p:plain

手順③:完成

f:id:Djiro:20210118233312p:plain

※今回は、下側にあった凡例を右側に移動しました。

 

ポイント③:データラベルを追加する

「データラベル」とは、グラフの中にある数値のことです。

f:id:Djiro:20210118233858p:plain

これを設置することで、どのグラフがどのくらいの値を示しているか一発でわかります。

何より、グラフの中に数値が入ることでかなりかっこいいグラフになります。

手順①:グラフを選択

f:id:Djiro:20210118232918p:plain

手順②:「デザイン」タブ→「グラフ要素を追加」→「データテーブル」

f:id:Djiro:20210118233721p:plain

必ず中央に設定します。それ以外だとグラフ全体が歪んで見えるためです。

手順③:完成

f:id:Djiro:20210118233734p:plain

 

 

□まとめ

※グラフはボタン一つで簡単にできる

※用途に合わせたグラフを選ぶことが大切。(大体7パターン覚えよう)

※見やすいグラフはとりあえず「タイトル」「凡例」「データラベル」の3つを整えておく。

エクセルでファンチャートを作成する具体的な方法を解説

エクセルで「ファンチャート」を作成後、伸び率の高い製品を見つけ出す方法を解説します。

効果的な販促を計画する場合、

どのような製品が売上を伸ばしているかを特定する必要があります。

なぜなら、

単純に売上が伸びているからといって、やみくもに販促計画を立てるのは失敗だからです。

この記事では、

「ファンチャート」を作成して、各製品を比較することで、正しく分析する方法を解説します。 

 

こんな人におすすめ↓

※自社製品の売上を分析して、伸びてきている製品を特定したい人

※逆に落ち込んできている製品を特定したい人

※販促計画を立てたい人。

 

この記事から分かること ↓

※ファンチャートとは何か?注意すべき2つのポイント

 ・どの時点から分析するか?

 ・どのくらいの期間のデータを対象とするか?

※エクセルでファンチャートを作成する具体的3つの手順

 ①データを整理する

 ②ファンチャートを作成する

 ③作成したファンチャートを整える

  ・「タイトル」と「凡例」を設定する

  ・「データラベル」と「軸」の最小値を設定する

 

本記事で使用する例題と3つの着目ポイント

複数の製品(A商品〜I製品)の売上を分析します。

以下3つのポイントに着目

○現在売上が伸びている製品、減少している製品を特定。

 →グラフ化によって視覚化することで、パッと見ただけでわかります。

○売上が伸びてきている商品の特定は、単純な数量や金額ではわからない。

 →売上金額が少なくても伸びている場合があります。どの時点から比較するかが大切。

 →季節変動が影響があるような商品もあるので、最低2年間の集計データがおすすめ。

○ファンチャート分析には百分率で表示する。

 →比較は「%」が基本。単純な数値の大小をに関係なく比較することができる。

 

完成形がこれです↓

f:id:Djiro:20210114223411p:plain

f:id:Djiro:20210114222645p:plain

 

 

□ファンチャートとは何か?注意すべき2つのポイント

ファンチャートとは、ある基準となる時点を「100%」とし、それ以降の数値を基準となる時点に対する百分率で表示して、「折れ線グラフ📈」で表したものです。

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グラフが扇(ファン)を広げたように見えることから「ファンチャート」と呼ばれています。

ファンチャートでは、数値の伸びや落ち込みなどの変化を「百分率」で表すため、金額の大小に関わらず、グラフの傾きによって視覚化され把握できます。

 

例えばこんな感じです↓(比較してます)

〇単純な時系列の売り上げグラフ↓

f:id:Djiro:20210114222624p:plain

〇ファンチャート↓

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わかりやすくするためにちょっとオーバーに作成しています。

単純な時系列のグラフではよくわかりませんが、「ファンチャート」にすると一目でどの製品が伸びているかわかります。

上記でも説明してますが、同じデータから作成したグラフです。

違いは「売り上げ数値のまま」か、「百分率(%)にしている」かの差です。

 

ポイント1:どのくらいの期間のデータを対象とするか?

分析データは大量にあればある程いいです。

「しかし、そうはいっても分析が大変なので、、、。」と思いますよね。

なので、季節変動が影響するような製品も考慮して、最低でも2年分のデータがあるといいと思います。

ポイント2:どの時点から分析するか?

基準となる時点の売上の状況によっては、伸びや落ち込みが大きく見えたり、小さく見えたりします。

〇伸びや落ち込みが大きく見えるケース 

→  データのスタート時点の売上が悪いケース

〇伸びや落ち込みが小さく見えるケース 

→  データのスタート時点の売上が良いケース

正しい分析ができない可能性があるので、注意しましょう。

 

 

□エクセルでファンチャートを作成する具体的3つの手順

ファンチャートを作成するには、「データを整理する」「ファンチャートを作成する」「作成したファンチャートを整える」3つの流れに沿って作成する必要があります。

一つずつ解説します。 

①データを整理する

製品の売上高を使って、売上の伸び率を算出します。

手順①:「伸び率」という項目を作成して数式を入れる。

「数式:(=B3/$B3)」

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f:id:Djiro:20210114224958p:plain

手順②:「ホーム」タブから「%」をクリック

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手順③:小数点第一位まで表示する

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手順④:セルをコピーして貼り付ける

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f:id:Djiro:20210114230047p:plain

完成

f:id:Djiro:20210114230034p:plain

 

②ファンチャートを作成する

ファンチャートを作成します。

手順①:「Ctrl」を使って、範囲選択する。

f:id:Djiro:20210114232701p:plain

手順②:「挿入」タブから「折線グラフ」を選択する。

f:id:Djiro:20210114230728p:plain

f:id:Djiro:20210114230945p:plain

手順③:「グラフのデザイン」タブの「行/列の切り替え」タブをクリック

f:id:Djiro:20210114232050p:plain

完成

f:id:Djiro:20210114232221p:plain

 

③作成したファンチャートを整える

・「タイトル」と「凡例」を設定する

手順①:「グラフタイトル」をダブルクリックして、タイトル名を打ち変える。

f:id:Djiro:20210114231307p:plain

手順②:「デザイン」タブの「グラフ要素を追加」→「凡例」から「右」を選択

f:id:Djiro:20210114233253p:plain

 

・「データラベル」と「軸」の最小値を設定する

手順①:「デザイン」タブの「グラフ要素を追加」→「データラベル」から「左」を選択

f:id:Djiro:20210114233909p:plain

手順②:グラフの縦軸をダブルクリックして、最小値を設定する

f:id:Djiro:20210114234229p:plain

完成

f:id:Djiro:20210114222645p:plain

 

 

□まとめ

※ファンチャートとは

→売上の変化を、グラフで視覚化したもの

「どの時点から分析するか」「どのくらいの期間のデータを対象とするか」2つのポイントに注意

※エクセルでファンチャートを作成する方法

3つの手順に沿って作成します

 ①データを整理する

 ②ファンチャートを作成する

 ③作成したファンチャートを整える

エクセルでZチャートを作成する具体的な方法と傾向分析方法を解説

Zチャートを利用して、売上の全体的な傾向を把握する方法を解説します。

(エクセルでZチャートの作成方法)

 

こんな人におすすめ↓

※売上数値から販促計画を立てる人

※売上傾向を把握して新商品を立案する人

 

この記事から分かること↓

※Zチャート分析の考え方

※エクセルでZチャートを作成する方法

 

  

□Zチャートとは?

例えば、

「月々の売り上げ」「売り上げ累計」「年次移動」などの3つのデータをグラフにしてみます。↓

f:id:Djiro:20210113225706p:plain

それぞれの項目を「折線グラフ」にて組み合わせることで、「Z」のような形のグラフができました。

これが、「Zチャート」と呼ばれる理由です。

 

Zチャートで分かることは以下の3つです↓

・単純な売り上げの推移

・当年の売り上げの累計(売り上げ累計)

・直近の売り上げの累計(移動年計)

 

Zチャートの分析方法

Zチャートの形は大きく3つのパターンに分かれます

これによって、全体の傾向を判断することができます。

○横ばい型

f:id:Djiro:20210114001450p:plain

現状を維持していて、前年から比べても特に変動がない状態です。

とても綺麗な「Z」の形になっています

この形を「安定している」と考えるか、「停滞いている。伸び悩んでいる。」と考えるかは分析者や企業の判断になります。

○成長型

f:id:Djiro:20210113224101p:plain

前年と比べて売り上げが伸び、増加傾向にある状態です。

「Z」のグラフが右上がりになっています。

○衰退型

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前年と比べて売り上げが下がり、衰退傾向にある状態です。

「Z」のグラフが右下がりになっています。

  

□「Zチャート」の具体的な作成方法

以下の手順に沿って解説します。↓

①必要なデータを揃える

 ・月々の売り上げデータ

 ・売り上げ累計

 ・移動年計 

②Zチャートを作成する

③グラフを整える

 ・タイトルを設定する

 ・縦軸ラベルを設定する

 

今回の例題↓

商品Aの過去の売り上げからZチャートを作成します。

(2019年4月〜2020年3月までのデータを使用)

完成形がこれです↓

f:id:Djiro:20210113225916p:plain

f:id:Djiro:20210113225928p:plain

 

①必要なデータを揃える

Zチャートを作成するには、3つのデータが必要になります。

・月々の売り上げデータ

月々の売上を記録したデータです。

(2019年4月度~2020年3月度)

f:id:Djiro:20210113230340p:plain

 ・売り上げ累計

月々の売り上げデータを累積(積み上げ)したデータです。

具体的には、

「その月の売り上げ」に「前の月の売り上げ」を合計した値になります。

月の売り上げが一定の場合は「直線」、売り上げが増加している場合は「お椀型」、逆に減少している場合は「弓形」のグラフになります。

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(↑画像は少し極端ですので、あくまでもイメージです。)

手順①:売り上げ累計を求める。(2020年度の5月〜2020年度の3月まで)

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f:id:Djiro:20210113231229p:plain

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・移動年計

その月の売り上げに「過去11ヶ月分」のデータを加えた、「その月の直近の年分の売り上げ」の累計値です。

これにより、大まかな変化の傾向を確認できます。

画像

※分析方法は、上記の「Zチャートの分析方法」を確認ください。

手順①:移動年計を求める。(2020年度の5月〜2020年度の3月まで)

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f:id:Djiro:20210113232411p:plain

f:id:Djiro:20210113232420p:plain

 

②「Zチャート」を作成する。

①で整理したデータを踏まえて、Zチャートを作成します。

手順①:作った表に「フィルター」をかけて、「2020年度」のみ表示する。

f:id:Djiro:20210113234129p:plain

f:id:Djiro:20210113234304p:plain

手順②:「挿入」タブから「折れ線/面グラフ」の「マーカー付き折れ線」を選択

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f:id:Djiro:20210113234646p:plain

 

③グラフを整える

・タイトルを設定する

手順①:「デザイン」タブの「クイックレイアウト」から「レイアウト1」を選択

f:id:Djiro:20210113235323p:plain

手順②:軸ラベルをクリックして入力し直す

f:id:Djiro:20210113235311p:plain

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・縦軸ラベルを設定する

手順①:縦軸ラベルをダブルクリックして、単位を変える。

(必要なければそのままでもOKです)

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□まとめ

※Zチャートは全体の傾向を把握・分析するのに適してる

※Zチャートパターンは3つに分かれる。

→「横ばい型」「成長型」「衰退型」

※Zチャートを作成するには以下の手順が必要

①必要なデータを揃える

 ・月々の売り上げデータ

 ・売り上げ累計

 ・移動年計 

②Zチャートを作成する

③グラフを整える

 ・タイトルを設定する

 ・縦軸ラベルを設定する

エクセルでレーダチャートを作成し、ユーザーニーズを分析する方法

エクセルでレーダーチャートを作成して,ユーザーニーズを「把握・分析」する方法を解説します。

 

こんな人におすすめ↓

※新商品を開発した後の結果を分析したい人

※お客様のアンケートなどを分析したい人

 

この記事で分かること↓

※レーダーチャートについて(分析方法まで)

※エクセルでレーダーチャートを作成する方法

  

  

□レーダーチャートとは?

レーダーチャートとは,複数の項目の軸を比較するのに適したグラフです。

グラフの軸・目盛・ラベルが正多角形に配置されます。

こんな感じ↓

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蜘蛛の巣のような形をしていることから、クモノ巣」グラフとも呼ばれます。

データは多角形の上の点で表現され、各データの間を直線で結びます。

複数の項目の値のバランスを見るために利用します。

具体的な分析方法

レーダーチャートは視覚的に見て一瞬で傾向を分析できるのが特徴です。

例えば、以下の表を用いて解説します↓

「デザイン」「味」「持ちやすさ」「値段」「宣伝方法」の5つの項目で「A」「B」「C」の3つの商品を3社で比べています。

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パッと見て分かる3つの特徴(青のグラフが自社です)

・①Aは他社と比べて「デザイン性」が低い ←→  「味」は高い

・②Bは他社と比べて「デザイン性」と「味」が低い ←→  「飲み口」は高い

・③Cは他社と比べて「デザイン性」と「宣伝方法」が低い ←→  「味」は高い

ここから分かる分析結果(簡単に)

・①〜③の全てにおいてデザイン性が低い →  デザイン変更する。

・Bは、「味」が低い →  味を見直す。  

・Cは、「宣伝方法」が低い →  宣伝方法を検討する。

 

よくある項目で商品を比較してみました。

レーダーチャートを作成すると、パッと見ただけでもこれだけの情報がわかります。

 

 

□エクセルでレーダーチャートを作成する方法

以下の手順に沿って解説していきます。↓

①データを整える

②レーダーチャートを作成する。

③作成したレーダーチャートを整える

 ・系列の順番を入れ替える

 ・軸の最大値と最小値を設定する

 ・チャートを完成させる

 

①データを整える

上記でも記載しましたが、レーダーチャートは、複数の項目の値のバランスを見るために利用するのでグラフです。

そのため、全ての項目の値を整える必要があります。

例えば、以下の表を見てください↓

f:id:Djiro:20210112230635p:plain

これをレーダーチャートにすると↓

f:id:Djiro:20210112230647p:plain

設問の解答が3段階評価(1・2・3)5段階評価(1・2・3・4・5)の2種類があります。

当たり前の話ですが、3段階評価と5段階評価では、数字の価値が違います。

こうなると正しい分析ができないので、3段階評価を5段階評価に換算します。

変換する具体的な方法はこちら↓

3段階評価を5段階評価に変換します。

1→「1」

2→「3」

3→「5」

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これで、数値の価値が平等になります。

データ整理は分析の初歩ですが、結構できてないポイントです。 

 

②レーダーチャートを作成する

具体的な例題を設定してレーダーチャートの作成手順を解説します。

上記①の「データを整える」は終わっている状態です。

例題↓

※一つの商品を「AからE」の5つの項目で売上を分析し、自社を含めた3社で比較します。

完成形はこんな感じ↓

f:id:Djiro:20210112231601p:plain

f:id:Djiro:20210112234948p:plain

 

手順①:範囲選択

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手順②:「挿入」タブから「ウォータフォール」の「塗りつぶしレーダー」を選択

f:id:Djiro:20210112232128p:plain

完成

f:id:Djiro:20210112232119p:plain


 ③作成したレーダーチャートを整える

・系列の順番を入れ替える

最初に表示されたレーダーチャートは、データの並び順に沿って下から上に重なって表示されています。

競合他社と比べる時に使うことが多いので、自分の会社の表が1番下に表示されたりすると、分析しにくいです。

どんなデータでも自分のデータを1番上に表示して、見やすくしましょう。

手順①:「デザイン」タブの「データの選択」を選択

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手順②:「自社」をクリックして、「↓」を2回クリックして1番下に表示

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f:id:Djiro:20210112233005p:plain

完成

f:id:Djiro:20210112232956p:plain

 

・軸の最大値と最小値を設定する

レーダーチャートの軸のメモリは、自動的に設定されます。

しかし、アンケート調査などの項目ではそれが必ずしも正しいとは限りません。

(例えば、3段階評価もあれば5段階評価もある)

今回は5段階評価に変更してみます。

手順①:「グラフ要素を追加」から「軸」の「その他のオプション」を選択

f:id:Djiro:20210112234229p:plain

手順②:「軸の書式設定」から最小値を「1」、最大値を「5」を入力

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完成

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・チャートを完成させる2つのポイント

見やすいように2つの項目を修正します。

手順①:凡例の位置変更

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手順②:「グラフタイトル」を変更する

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完成

f:id:Djiro:20210112234846p:plain


 

□まとめ

※レーダーチャートは、視覚的に見て一瞬で傾向を分析できる。

※エクセルでレーダーチャートを作成する手順

①データを整える

②レーダーチャートを作成する。

③作成したレーダーチャートを整える

 ・系列の順番を入れ替える

 ・軸の最大値と最小値を設定する

 ・チャートを完成させる

エクセルでPPM分析をする具体的な方法。3つの手順で解説します。

今回は、エクセルでできるPPM分析について解説します。

(プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント)

 

こんな人にオススメ↓

※商品企画部門などで、新商品を企画する人

 

この記事でわかること↓

※PPM(プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント)分析の考え方

※エクセルで分析するやり方(具体事例)

 →バブルチャート作成方法

 

 

□PPM(プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント)分析とは

商品がライフサイクルのどの段階にあるかを判定する分析方法です。

例えば、

下の表のようなデータがあるとします。↓

f:id:Djiro:20210111214356p:plain

2016年~2020年までのある商品の販売データを「シェア率」「売上げ伸び率」「売上金額」3つのカテゴリーに分けてまとめています。

このデータをもとに、PPM分析を行うとこんな感じになります↓

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このグラフをからわかる分析結果は、

①商品の販売開始時はデータが左下にあり(2016年)、そこから徐々にデータが右上に上がっており、かつ円も大きくなっている為(2018年~2019年)、販売が軌道に乗っていることがわかる。

②最新のデータでは(2020年)、円が小さくなり、位置が左下に戻ってきている為、今後の販売を見直す必要がある。

→販売停止?継続?新商品の立ち上げ?等、、、。

 

 

このように、データをグラフ化して「4つの領域」に分類することで、現在の商品が市場においてどのようなポジションにあるかを判定します。

「4つの領域」の考え方↓

f:id:Djiro:20210111223405p:plain

 

 

□エクセルでPPM分析を行うの具体的な方法

上記の内容を踏まえて、具体的にPPM分析を行う手順を解説します。

以下の手順に沿って解説していきます。↓

①分析用データを準備

②バブルチャートを作成

③作成したバブルチャートを整える3つの方法

 ・凡例を表示

 ・「タイトル」や「軸」などのラベルを表示

 ・データラベルを表示

 

①分析用データを準備

ここでは例題として適当にデータを作成してます。↓

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ここから以下「3つの項目」を追加します。

各製品のマーケットシェア率(「C列」-「D列」)

各製品の売上げ伸び率(「C列」/「B列」-1)

各製品の直近12か月の売上げ合計(「C列」と同じ)

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追加した3つの項目が重要になります。

 

②バブルチャートを作成する

バブルチャートを作成するには3つの列を含むセルを範囲指定します。

手順①:範囲指定

f:id:Djiro:20210111230515p:plain

手順②:「挿入」タブからグラフを選択

f:id:Djiro:20210111230641p:plain

完成

f:id:Djiro:20210111230710p:plain

 

③作成したバブルチャートを整える3つの方法

・凡例を表示

手順①:作成したグラフ選択して、グラフ要素を追加を選択

f:id:Djiro:20210111231206p:plain

手順②:「グラフのデザイン」から「データの選択」を選択

f:id:Djiro:20210111232219p:plain

手順③:「編集」を選択

f:id:Djiro:20210111232149p:plain

手順④:「系列の編集」の「系列名」に「G1」セルを入力

f:id:Djiro:20210111232116p:plain

完成

f:id:Djiro:20210111232102p:plain

 

・「タイトル」や「軸」などのラベルを表示

グラフツールの「クイックレイアウト」タブを使って整えます。

(一瞬です)

f:id:Djiro:20210111233113p:plain

f:id:Djiro:20210111233142p:plain

 

・データラベルを表示する

バブルチャートでは、X軸、Y軸ともに数値であるため、一つ一つのバブルが何を指しているかわかりません。

そこで、データラベルを活用して名前を表示させます。

手順①:「グラフの要素を追加」から「データラベル」の「中央」を選択

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手順②:表示された値を2回クリックして「セルの選択」を選択

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手順③:対象のセルを選択(今回は「A7」を選択)

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手順④:残りのバブルも同様に手順②~③を繰り返す。

完成

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□まとめ

PPM分析とは

商品がライフサイクルのどの段階にあるかを判定する分析方法

※バブルチャートを作成

「マーケットシェア率」「売上げ伸び率」「売り上げ合計」の3項目から作成

※バブルチャートを見栄え良く整える3つのポイント

・凡例を表示

・「タイトル」や「軸」などのラベルを表示

・データラベルを表示

 

フィルターで表示されたデータを集計する方法

フィルター機能を使って、表示されたデータのみ集計する方法を解説します。

 

この記事から分かること↓

フィルター機能の使い方

「SUBTOTAL(サブトータル)」関数の使い方

 

こんな人におすすめ↓

※指定したデータのみ集計したい人

 

例題:フィルターで表示された金額を合計します↓

完成↓

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□フィルター機能の使い方

フィルター機能を使うと、表のデータを絞り込んで表示することができます。

※とても簡単にできます。※

手順①:範囲選択

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手順②:ショートカットキー:「Ctrl」+「Shift」+「L」

f:id:Djiro:20210109230422p:plain

具体的な使い方はこの記事でも紹介しています↓

djiro.hatenablog.com

 

 

□「SUBTOTAL(サブトータル)」関数を使ってデータ集計する

「SUBTOTAL(サブトータル)」関数は、集計方法の条件を指定することでさまざまな集計を求めることができます。

「合計」の他にも「平均」や「積」なども1つの求めることができます。

手順①:対象セルに「SUBTOTAL(サブトータル)」関数を入力する

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f:id:Djiro:20210109231930p:plain

手順②:フィルター機能にて「合計したい項目」を選択する。

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完成

f:id:Djiro:20210109231908p:plain

 

「SUBTOTAL(サブトータル)」関数:11種類の集計方法

「SUBTOTAL(サブトータル)」関数には、11種類の集計方法があります。

集計方法は、「番号」にて指定します。

こんな感じ↓

f:id:Djiro:20210109232205p:plain

 

 

□上達のためのワンポイント:小計と合計をミスなく求める

Excelで数値データを合計するときはおなじみの「SUM」関数を使います。

しかし、

複数の小計が含まれる表などで「SUM」関数を使うと、全体の合計を求める時に、都度数式を修正しなければなりません。

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f:id:Djiro:20210109234801p:plain

↑一つひとつ小計を「SUM」関数で求めて、その小計をさらに「SUM」関数で合計を求めなければなりません。

これでも正しい集計が行えますが、合計を求める数式で足し合わせるセルを、間違えないように修正する必要があります。

手間も時間もかかる上に、修正し忘れるミスも起こりがちです。

こうした表での集計にも、「SUBTOTAL」(サブトータル)関数が使えます。

手順①:「SUBTOTAL」関数で各「小計」を求める

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手順②:「SUBTOTAL」関数で合計を求める。

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※最大のメリット※

「数式をその都度修正しなくていい」というのもメリットですが、「SUBTOTAL」関数を使って合計する最大のメリットは、「項目が増えても自動的に合計してくれる」機能です。

範囲を広げるだけなので、ミスも少なくかなり時短になります。

 

 

注意:「SUBTOTAL」関数と「SUM」関数の併用は厳禁

1つの表内で「SUBTOTAL」関数と「SUM」関数を併用するのは厳禁です。

「SUBTOTAL」関数で小計を除外して集計できるのは、「SUBTOTAL」関数が入力されているセルだけ。

小計行にSUM関数が入力されていると、正しく集計されない点には注意が必要です。

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□まとめ

※オートフィルター機能:「Ctrl」+「Shift」+「L」

※「SUBTOTAL(サブトータル)」関数:表示されているデータを集計する

=SUBTOTAL(集計方法,範囲)

指定した集計方法で範囲内に表示されたデータだけを対象に集計する。

エクセルでABC分析を行う具体的方法。パレート図作成手順から分析方法まで解説します。

ABC分析を使って、優先順位をつける方法を解説します。

 

こんな人におすすめ↓

※営業成績から顧客のランク付けをして、優先順位をつける

※在庫などの資材管理を経費からランク付けして、予算分配を考える。

 

この記事で分かること↓

ABC分析を理解できる

※ピポットテーブルの使い方

パレート図の作成方法

 

例題↓

「顧客別売上シート」のデータから、ピポットテーブルを作成します。

それを利用して「パレート図」(ピポットグラフ)を作成します

完成図イメージ↓

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□「ABC分析」とは

ABC分析とは、分析対象の数値が高い順にランク付けをして管理・分析することです。

これは、数値が大きいアイテムに対して重点的に経営資源を配分することで、売上や利益を効率的に向上させることができるという考え方に基づいています。

ABC分析は非常にシンプルですが、企業の経営戦略の立案やマーケティングのためのデータ分析の基本であり、初期分析としてよく使う手法でもあります。

簡単な分析方法

分析するのに必要な概念が「累積比率」というものです。

「累積比率」とは、値を上位から累計していき、その結果が全体の何%にあたるかを調べるものです。

この比率によって「A〜C」までランク付けします。

下記に簡単にまとめます↓

全体の70%を占める項目を「A」

70%〜90%を占める項目を「B」

90%〜100%を占める項目を「C」

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パレート図の作成方法

パレート図を作成するには、2つの工程を経て作成します。それが、「ピポットテーブル」「編集」です。

「ピポットテーブル」は累積比率を示すために作成します。

「編集」は各取引先の売上を棒グラフで表示して、作成した「累積比率」を組み合わせます。

「ピポットテーブル」を作成して、累積比率の軸を作成する

手順①:「顧客別売上」シート表を選択

※ショートカットキー → 「Ctrl」+「A」

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手順②:「ピポットテーブル」を選択

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手順③:「OK」をクリックして「ピポットテーブル」を挿入

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手順④:「ピポットテーブのフィールド」で編集

1,「顧客」「行」ドラッグ&ドロップ

2,「売上金額」「値」ドラッグ&ドロップ(売上金額)

3,「売上金額」「値」ドラッグ&ドロップ(累積比率)

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手順⑤:値フィールドの設定

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1, 名前の指定:「累積比率」と入力

2,「計算の種類」のタブを選択

3,「計算の種類」タブ:「比率の累計」を選択

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手順⑥:右クリックで「並べ替え」→「降順」を選択

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完成

f:id:Djiro:20210108222859p:plain


 

「編集」作業を行い,パレート図を作成する

手順①:「挿入」」タブの「ピポットグラフ」を選択

f:id:Djiro:20210108224104p:plain

手順②:「組み合わせ」タブ→「累計比率」にチェックを入れる。

※折線グラフに選択する※

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手順③:右クリックから「グラフの移動」→「新しいシート」を選択する。

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f:id:Djiro:20210108223927p:plain

手順④:軸をダブルクリック「軸のオプション」→「最大値」を「1.0」に設定する。

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完成

f:id:Djiro:20210108225509p:plain

 

 

□まとめ

ABC分析は,「ピポットテーブル」を作成し,「棒グラフ」に組み込んだ「パレート図」を作成して分析する。

※分析の初期段階で活用し、経営資源の分配を計画する。

繰り返し入力不要!便利なプルダウンの使い方(追加と自動反映)

Excel(エクセル)のプルダウン(ドロップダウンリスト)に項目を追加する方法を解説します。

 

この記事で分かること↓

※2通りのプルダウンの追加方法

※場合に合わせたプルダウンの追加方法の使い分け

※リスト項目の増減を自動反映させる方法

 

この記事はこんな人にオススメです。↓

※毎回項目を入力するのが面倒なので作業を効率化したい。(入力ミスも減らしたい)

※プルダウンを設定したものの、項目の追加方法がわからない。(入力項目が少ない場合)

※前任者から業務を引き継いだはいいものの、その時からリスト項目が増えすぎて追加できない。(入力項目が多い場合)

 

  

□プルダウン(ドロップダウンリスト)に項目を追加する2つの方法

 ①選択肢が少ない場合は → 直接入力方法

 ②選択肢が多い場合は  → リスト入力方法

 

①選択肢が少ない場合は → 直接入力方法

例えば、

性別(男・女)や血液型(A型・B型・O型・AB型)など、選択肢の数が少なく、選択肢の変更も考えにくい様な場合は、直接入力する設定方法が一番簡単です。

 

手順①:リスト設定したいセルを範囲選択

f:id:Djiro:20210107223158p:plain

手順②:「データ」タブから「データの入力規則」を選択

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手順③:「入力値の種類」から「リスト」を選択

f:id:Djiro:20210107223219p:plain

手順④:「元の値」ボックスにリストしたい項目を記入

f:id:Djiro:20210107223231p:plain

※注意※

複数項目を入れる場合は、必ず「,(カンマ)」で区切りましょう。

「、(テン)」で区切ると文字として扱われ連続して表示されます。

○:「男,女」f:id:Djiro:20210107223032p:plain

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× :「男、女」

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f:id:Djiro:20210107223107p:plain

完成

f:id:Djiro:20210107223243p:plain

 

②選択肢が多い場合は  → リスト入力方法

 例えば、

社員名簿や取引先のリストなど、とにかく項目にするリストが多い時は、あらかじめ別枠にリストを作成してその範囲を選択すると効率的です。

①のように直接入力は時間が掛かってしまいますので、、、。

 

手順①:別枠に「リスト」を作成

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手順②:リスト設定したいセルを範囲選択

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手順③:「データ」タブから「データの入力規則」を選択

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手順④:「入力値の種類」から「リスト」を選択

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手順⑤:「元の値」ボックスを一度クリックして、範囲選択

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※ワンポイント※

ポップアップウィンドウ(「データの入力規則」の画面)を移動して、作成したリストが見える状態にすると作業しやすくなります。

完成

f:id:Djiro:20210107222705p:plain

 

 

□上達の為のワンポイトアドバイス:リスト項目の増減を自動反映させる方法

リストの中の項目が増えた際に、追加して打ち込んでいくのはとても大変です。

できることなら自動的に反映してほしいですよね。

そんな時は、「OFFSET(オフセット)」関数と「COUNTA(カウントエー)」関数を組み合わせて使うとできます。

※「OFFSET(オフセット)」関数※

=OFFSET(基準, 行数, 列数, [高さ], [幅])

・基準:どこのセルから始めるかを指定します。
・行数:基準のセルから移動したい行数を指定します。
・列数:基準のセルから移動したい列数を指定します。
・高さ:移動したセルから参照するセルの高(行)さを指定します。
・幅 :移動したセルから参照するセルの幅(列)を指定します。

※「COUNTA(カウントエー)」関数※

=COUNTA(範囲)

 指定された範囲で値のあるセルが何個あるかを返す関数

 

上記の関数の詳しい説明はまた別の機会で、、、。

取り合えず、

具体的な方法を紹介します。

 

手順①:リスト作成

f:id:Djiro:20210107232106p:plain

手順②:「データ」タブから「データの入力規則」を選択

手順③:「入力値の種類」から「リスト」を選択

手順④:数式を入力

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完成

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□まとめ

※選択肢が少ない場合は「直接入力」

※選択肢が多い場合は「リスト入力」

※自動で反映させたい場合は「OFFSET(オフセット)」関数「COUNTA(カウントエー)」関数組み合わせる。

データ入力が一瞬で終わる!別の表からデータを自動的に取得するする方法(HLOOKUP関数)

「HLOOKUP(エイチルックアップ)」関数を使って、別表からデータを取得する方法を解説します。 

 

こんな人におすすめ↓

※従業員の勤務時間を管理した表を作成したい。

※曜日ごとに「始業時間」と「終了時間」を記載した営業カレンダー表を作成したい。

 

 

□「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数との違い

前回、「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数について解説しましたが、できることは基本的に同じです。

違いは、マスターデータの検索方向です。

VLOOKUPの「V」は「Vertical(垂直)」を表しているので、縦方向に(行方向)に検索したい場合に使います。

例えば、

商品マスターや社員マスターなどは、縦方向(行方向)にデータを管理することが多いです。 

djiro.hatenablog.com

それに比べて、

HLOOKUPの「H」は「Horizonatal(水平)」を表しているので、横方向に(列方向)に検索したい場合に使います。

例えば、

年月や曜日などの時間軸で管理する場合などは、横方向(列方向)に検索したい場合に使います。

f:id:Djiro:20210107182856p:plain

 

 

□曜日ごとに「始業時間」と「就業時間」を記載したカレンダーを作成する。

今回は、「HLOOKUP(エイチルックアップ)」関数を利用して、

営業時間の「始業時間」と「終業時間」を取得して、営業カレンダーに自動的に反映させていきます。

完成形はこんな感じです↓

f:id:Djiro:20210107182926p:plain

 

手順①:C3セルに数式を記入

f:id:Djiro:20210107184203p:plain

※「HLOOKUP(エイチルックアップ)」関数の引数は4つです。

・引数1:探す値(曜日)

→探したい値を選択。

・引数2:範囲(営業時間)

→探しに行く範囲を選択。この範囲の中から探す値を見つけるイメージです。 

・引数3:取得列番号(始業時刻行

→取得したい列番号を指定します。

・引数4:FALSE

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 ↓

手順②:フィルハンドをダブルクリック

f:id:Djiro:20210107214952p:plain

手順③:「始業時間」の数式をコピーして「終業時間」のセルに貼り付け

※注意※

 この時にそのままコピーしてしまうと、数式がずれてしまいます。

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これを防ぐために、「$(ドル)」マークを活用します。

引数1(B3)と引数2(G2:M4)に「$(ドル)」マークをつけます。

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引数3を「3」に修正 

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手順④:フィルハンドをダブルクリック

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完成

f:id:Djiro:20210107220213p:plain

 

 

□まとめ

※「HLOOKUP(エイチルックアップ)」関数:別表からデータを持ってくる(横方向)

=HLOOKUP(検索値,別表の範囲,行番号,検索の型)

→「検索値」のデータを「別表の範囲」の中で横方向に検索し、見つかったら「行番号」の値を取得する。

※4つ目の引数は「TRUE」か「FALSE」のどちらかを指定

TRUE:近い値を検索(類似一致)

FALSE:正確な値を検索(完全一致)

特に気にせずに、「FALSE」を指定する。

データ入力が一瞬で終わる!別の表からデータを自動的に取得する方法(VLOOKUP関数)

「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数を使って、別表からデータを取得する方法について解説します。

 

この記事を読むと↓

※マスターと呼ばれる一覧を作成することによって、そこからデータを取得できるようになり、最終的にはデータ入力作業が自動で一瞬で終わるようになります。

 

こんな人におすすめ↓

※商品マスターから商品単価を取得したい。

(一つずつ入力するのが面倒。)

※役職や技能等級リストから時給を取得して給与計算したい。

 

 

□具体的な使い方①:商品マスターから商品単価を取得する

(※マスター:基本情報をまとめたもの)

販売データにある商品をもとに、商品マスターを参照して、単価を取得していきます。

2つの表の間でデータを参照する時によく使うのが、「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数です。

この関数は、別の表から条件に一致するデータを取得する関数です。

手順①:C3セルを選択して数式を入れる

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※「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数の引数は4つです。

・引数1:探す値(商品名)

→探したい値を選択。

・引数2:範囲(商品一覧)

→探しに行く範囲を選択。この範囲の中から探す値を見つけるイメージです。 

・引数3:取得列番号(商品単価列)

→取得したい列番号を指定します。

・引数4:FALSE

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手順②:フィルハンドを使って数式をコピー

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完成

f:id:Djiro:20210106172248p:plain



□上達のためのワンポイント

引数2は列で選択

「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数の2つ目の引数は、必ず列で指定しましょう。

これはマスターの項目が追加になった時に、自動的に反映できるようにするためです。

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引数は3の番号に注意

「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数の3つ目の引数の番号は、2つ目の引数で選択した範囲の中での列番号です。

「A列」=1、「B列」=2というわけではありません。

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□具体的な使い方②:商品カテゴリー(項目)を追加してみる

具体例①のシートに、もう一つカテゴリーを追加してみます。

手順①:マスターに商品カテゴリーを追加。

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手順②:C3のセルに打ち込んだ数式をD3セル(商品カテゴリー)にコピー。

※注意1※

この時にそのままコピーしてしまうと、数式がずれてしまいます。

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これを防ぐために、「$(ドル)」マークを活用します。

引数1(B3)と引数2(H:J)に「$(ドル)」マークをつけます。

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※注意2※

引数3は「2→3」へ変更する。

手順③:フィルハンドをダブルクリック

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完成

f:id:Djiro:20210106222322p:plain


 

□まとめ

※「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数は別表からデータを持ってくる機能。

=VLOOKUP(検索値,別表の範囲,列番号,検索の型)

※4つ目の引数は「TRUE」か「FALSE」のどちらかを指定

TRUE:近い値を検索(類似一致)

FALSE:正確な値を検索(完全一致)

特に気にせずに、「FALSE」を指定する。

5分で分かる!Excel(エクセル)「ソルバー機能」の使い方を解説(具体例付き)

「ソルバー機能」について解説します。

ソルバー機能とは、別名を最適化分析ツールとも言います。

数式の計算結果を目標値として設定して、その結果を得るために複数の制約条件を指定し任意のセルを変化させて最適値を求める機能です。

 

 

この記事で分かること↓

※「ソルバー機能」を使えるようにする方法

※具体例を交えた使い方

※エラーが出た時の対処方法

 

こんな人におすすめ↓

※営業職で目標数値が決まっていて、達成するためにどの商品をどのくらい売ればいいか計算したい。

仕入れ担当で、予算を最小限に商品を入荷するときのそれぞれの個数が知りたい。

 

 

  

今回は、解説にあたって例題を設定します。

Q:目標金額に対して、プランAとプランBの適切な料金を計算したい。

条件↓

・プランA (月額1000円以下)

・プランB (月額1500円以上 かつ プランAの価格の3倍以下)

・利用者数はあらかじめ決まっている。

 →プランA:5000人

 →プランB:2000人

・売上目標は5000万円

 

この条件を基に解説します。

 

 

□「ソルバー機能」を有効にする

「ソルバー機能」は、初期状態では有効化されていません。

Excel(エクセル)のオプションから追加する必要があります。

①「ファイル」タブから「オプション」タブを選択

f:id:Djiro:20210105213815p:plain

f:id:Djiro:20210105213825p:plain

②「アドイン」タブから「ソルバーアドイン」をチェック

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③完成

f:id:Djiro:20210105213916p:plain

 

 

□最適な価格を求める

2つのプラン(プランA、プランB)と目標数値(5000万円)を基に、2つのプランの料金を算出します。

数式にて分かるところは整理

今回の例で言えば、売り上げを求める数式は設定できるので先に数式にて設定しておきましょう。

こうすることで、計算したい料金が決まることで自動的に合計数値を算出してくれます。

・プラン別の年間売上(D2、D3)には、「利用者数×料金×12」

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・目標には(D4)には、「2つのプランの年間売上合計数式を入れる」

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ソルバーのパラメーターで条件を整理

目標と条件を踏まえて、「ソルバー」機能で各プランの最適な月額を計算します。

①「データ」タブ → 「ソルバ」タブを選択

f:id:Djiro:20210105213916p:plain

②目標や変更対象セルなど条件を設定する

 

※今回設定したい条件を数式にて表現

・プランAは1000円以下 →  「$C$2<=1000」 

・プランBは1500円以上 →  「$C$3>=1500」

・プランBはプランAの3倍以下 →  「$C$3 <= $C$3*3」

上記の式を追加します。

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※全ての条件を追加し終わったら、「キャンセル」で終了します。

③完成

f:id:Djiro:20210105220600p:plain

※解が見つかったかどうかを確認します↓

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残念ながら例題の条件に合う「最適な料金」は見つかりませんでした。
 

 

□上達のワンポイント:解が見つからなかった場合こそチャンス

もし解が見つからなかった場合は、「実行可能解が見つかりませんでした」というエラーメッセージが出ます。

標数値、販売単価、条件が多いなど設定に無理があったことを示します。

解が見つかるまで試してみましょう。

適切な数値を設定するチャンスになります。

標数「5000万」から「7000万」に変更してみる。

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※最適解が見つかりました 

標数値を7000万円にした場合

→プランA:料金538円

→プランB:料金1572円

 

 

□まとめ

※ソルバーが使えるように設定する。

 「ファイル」→「オプション」→「アドイン」→「ソルバーアドイン」の順で設定

※条件を設定(数式にて表現)

 ・プランAは1000円以下 →  「$C$2<=1000」 

 ・プランBは1500円以上 →  「$C$3>=1500」

 ・プランBはプランAの3倍以下 →  「$C$3 <= $C$3*3」

※エラーが出た時こそチャンス

 適切な数値を見直すチャンス。何度かトライして適切な数値を見つける。

 目標数値を5000万円から7000万円に変更

 他にも

 利用者数を変更したり、プランの条件を変更したり、目的に応じて変更できます。