1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

目的のデータのみを絞り込み表示させる方法

エクセルデータが多ければ多いほど、大活躍するのが「フィルター機能」です。

この機能を使うと、一瞬で自分の求めるデータを表示することができます。

更に、この機能の凄いところは、各カテゴリーで絞り込んでいけるところです。

例えば、

・所属部門は「第3営業部」

・契約日は「2018/1/12」

・契約金額は「○○円以上」

などです。

 

各条件で絞り込んでいき、条件に一致するデータをのみを表示することで、

その後の集計や分析などにも役に立ちます。

 

それでは、3つの具体的な使い方を例に解説していきましょう。

 

 

 □前準備として表に「フィルター機能」をかける。

作成したデータ(表)はそのままでは使いづらいです。

必ず目的に沿って自分の使いやすいように「加工」すると使いやすくなります。

今回は、絞り込みを表示させる方法ですので、「フィルター機能」を設定します。

一瞬でできます!

「Ctrl」+「shift」+「L」を押すだけです。

これは、ショートカットキーの一つですが、自身の経験から言わせてもらうとかなり重宝します。

是非とも、覚えて活用してください。

①表内の任意のセルを選択

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 ↓

「Ctrl」+「shift」+「L」を押す。

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「フィルターモード」設定が完了すると、列見出しに矢印「🔽」が表示されます。

テキストや日付、数値などそれぞれのカテゴリーで絞り込みが可能になりました。

 

 

□テキストで絞りこむ

指定した文字列を含むデータを抽出します。

今回は「所属」の検索ボックスに文字を入れて検索してみます。

①所属の「🔽」をクリック

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 ↓

②検索ボックス文字を入れる。今回は「法人」と入力

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 ↓

③「OK」をクリック

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※上記の手順で実行すると「法人」が含まれるデータが抽出されます。

このことにより、例えば

・法人向けの商品を分類したり

・法人向けの営業のみ分類したり

など、いろいろできます。

「テキスト」で分類することで、商品の種類や内容だけでなく、「こんにちは」「こんばんは」などの言葉でも分類でき「物軸・事軸」で分析できます。

 

 

□日付で絞りこむ

対象データを「日付」にてフィルターをかけて絞り込みます。

今回は「2018年・1月」で絞り込みます。

①契約日の「🔽」をクリック

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 ↓

②「2018年」にチェックを入れる。

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 ↓

③「OK」をクリック

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※上記の手順で実行すると「2018年・1月」のデータが抽出されます。

このことにより、例えば

・この時に売れた商品を分類したり

・この時成績を確認したり

など、いろいろできます。

「日付」で分類することで、過去の振り返りや未来の予測など「時間軸」で分析できます。

 

 

□数値で絞り込む

対象データを「数値」で絞り込みます。

「〇〇円以上」や「○○円以下」などの使い方です。

今回は「1000000以上」で絞り込みます。

①金額の「🔽」をクリック

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 ↓

②「数値フィルター」をクリック

 ↓

③「指定の値以上」をクリック

※「オートフィルターオプション」のダイアログが開きます。

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 ↓

④「1000000」「以上」に設定して、「OK」をクリックする。

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※上記の手順で実行すると「1000000以上」のデータが抽出されます。

このことにより、例えば

・契約金額を確認して、評価をつけたり

・売れた商品の利益利を計算したり

など、いろいろできます。

「数値」で分類することで、「数的軸」で分析できます。

統計的な分析手段にも活用できます。

 

 

□上達の為のワンポイント:「AND」と「OR」を使いこなす!

「〇〇円以上〇〇円以下」や「〇〇か□□」など、複数条件で検索したい場合があります。

こんな時に、「AND」「OR」を知っておくと便利です。

使い方としては、

・ANDの使い方

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・ORの使い方

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□まとめ

フィルター機能はとても簡単に使うことができます。

資料として活用することもできますが、手軽にできることから、データの種類を検索するだけでも使えます。

因みに、

上記3つの使い方を複合すると「法人関係で2018年に1000000以上の営業」が抽出されます。

複数検索を利用したり、各個で検索して利用したり、様々な使い方ができます。

是非、参考にしてください。

条件を満たすセルを一目でわかるようにす方法

データが多いと自分の欲しいデータを見つけるのも一苦労です。

そんな時に、自分の欲しいデータが一目で分かったりするなど見やすくなると、とても便利ですよね。

例えば、こんな時に使えそうです。

・一定以上の数値が入っているセルの背景を変える

・上位10件の文字色をを変える

・各工程の進捗率を可視化する

 

大量データを扱うのは、エクセルの得意な分野です。

一目では分かりづらい課題や問題点が容易に見つけられるようになると、

その後の必要なアクションを導き出し更なる作業を行いやすくなります。

是非覚えて活用しましょう。

 

今回は3つの事例から使い方を解説していきます。

 

 

 □残業時間を管理する方法

働き方改革等で残業規制などが厳しくなっている昨今。

管理する側からすると、規定時間を超えた日が一目で分かると便利ですよね。

上から一人ずつ探すなんてナンセンスです。

今回は残業時間が40時間を超えたセルを黄色で表示するように設定します。

 

①「条件付き書式設定」を選択

・対象セルを選択

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 ↓

②「セルの強調表示ルール」を選択

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 ↓

③「指定の値より大きい」を選択

・ダイアログが表示される

・条件を設定します。ここでは「40」を記入する。

・書式を設定します。ここでは「濃い黄色の文字、黄色の背景」を設定する。

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 ↓

④完成

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□トップ10を強調する方法

上位〇〇みたいな表示が必要な場合も結構あります。

例えば、

・営業成績が上から10位以内の人には報奨金を出す

・売り上げ先から上位表示して、会社経営の方向性を検討する

等、いろいろあります。

 今回は、営業成績のトップ10を赤色で表示するように設定します。

 

①「条件付き書式設定」を選択

・対象セルを選択

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 ↓

②「上位/下位ルール」を選択

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 ↓

③「上位10項目」を選択

・ダイアログが表示される。

・上位から何番目を適用するか決める。ここでは「10」を選択する。

・書式を設定します。ここでは「濃い赤の文字、明るい赤の背景」を設定する。

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 ↓

④完成

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□進捗状況を見やすくする方法

生産現場では、「工程表」と言うものを作成します。

一つの製品を作るのに対して、どれだけの作業が必要で、どの程度進んでいるのか。

作業員や管理者それぞれが確認するものですので、一目でわかりやすく確認できる方が

いいですね。

今回は、セルの中に直接表示して可視化できるように設定します。

 

①「条件付き書式設定」を選択

・対象セルを選択

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  ↓

②「データバー」を選択

・ここでは「青のデータバー」を選択します。

・色を変えたり、見た目を変えたり(グラデーションにするなど)などいろいろ設定できます。資料のデザイン性に合わせて変えることが大切です。

注意:数字をグラフにして可視化するため、セル内に数字が記載されていることが必須条件となります。

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 ↓

③完成

グラフ作成よりも手軽に数値を可視化できます。

簡単な現状把握に最適な方法と言えます。

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□まとめ

今回紹介した方法は、現場レベルで結構ある事例です。

ちょっとした操作で資料が劇的に良くなります。

知っているか知らないかだけです。

マクロやVBAなども使えるようになればもっと効率的な作業が可能になりますが、

習得までには時間がかかります。

このような簡単で誰でもできる。でも知らなかった、、、。

みたいなエクセルの知識を積み重ねていくことはとても大切だと思います。

分析ツールを使わずデータの傾向をつかむ方法

エクセルを活用すれば、表計算やグラフ作成などの資料だけでなく、入力データから分析を行うことも可能です。

例えば、

・売上数字から、売れ行き商品を予測する。

・各支店ごとの売り上げ数字から、利益率を比べて経費削減を検討する。

・売れ行きの関連性のある商品を比べて、販売戦略に活用する。

 (ビールとおつまみは近くに置いておくなど・・・。)

 

統計的な知識を身に着けたり、「開発」ツールの使い方を覚えれば、

更に幅広く正確性の高い分析を行えるようになります。

難易度が高いほど、習得には時間がかかります。

 

今回は、誰でも簡単にデータを分析する方法を紹介します。

(あくまでも、「データ全体を俯瞰して傾向をつかむ」程度の初歩的なレベルです。)

 

 

□表から簡易なグラフを作成する(スパークラインを活用)

表から簡易的なグラフを作成する方法として「スパークライン」という機能があります。

スパークラインを活用すると、データの推移を手っ取り早く確認することができ、全体的な傾向を把握することができます。

更に、見た目を整えてあげることで見やすい資料としても活用できます。

 

①表を作成

 ↓

②スパークラインを使ってグラフを作成

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□デザインを調整する

このままでも、ざっくり把握することはできるのですが、

より見やすく、きれいな資料を作成するために整えていきます。

簡単な作業でそれっぽく見えるので、覚えておきましょう。

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①グラフが見えにくいので大きくする

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②負の値は赤で表現

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③目盛りの軸を整える

スパークラインを使う上で最も大切なのは「軸をそろえること」です。

初期設定では個々の最小値と最大値を基準にした簡易グラフが表示されます。

そのため、各グラフの最大値と最小値の位置が同じになってしまい比較検討がとてもしにくくなります。

(例えば東京の最大値「90」大阪の最大値「55」グラフでは同じ高さになる

  

軸がグラフごとに異なる場合、正しくデータ比較ができなくなる恐れがあるので、「軸をそろえること」で差がついたグラフになります。

この点についてはしっかりとおさえておきましょう。

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□スパークラインからわかることは?

スパークラインはあくまでも簡易的に傾向を把握するためのものです。

そのため、業績の速報値を素早く確認し、分析すべき点や仮説を洗い出すなどの用途に向いています。

精密な分析をする場合はしっかりグラフを作成する必要があります。

 

大まかにデータを分析し原因や結果を予測します。

そして、どの部分を更に掘り下げて分析するかを決めます。

その際に分析方法や検証ための入り口として活用していくとよいでしょう。

 

伝わるグラフを一瞬で作成する方法。とりあえず初心者の資料作成はクイックレイアウトを行うべし!!

エクセルでは、目的に応じて様々なグラフを作成することができます。

一見すると、複雑で凝って見えるデザインも機能を知っていれば簡単に作成できます。

もちろん、本当に手間をかけて作っているグラフもありますが、、、。

 

ビジネスマンにおいても、学生においても、主婦においても、誰でもそうなのですが、グラフや表の作成ポイントは「誰が見てもわかりやすく」だと思います。

一流の人ほどこの能力が長けており、資料の作成がとても上手いです。

全員ができればいいのですが、当然ながら誰でもできるわけではありません。

時間をかけて作成する(凝ったデザイン)事はできますが、それがわかりやすいかは別問題。

最悪なのは、時間をかけて作った資料やまとめたデータがとても見えにくい、読みづらい仕上がりになってしまうことでしょう。

 

忙しい現代人にとって、それは避けたいところです。

 

ということで、

今回は一瞬でグラフを作成し読みやすくする方法を解説します。

多くの手法やポイントがありますが、今回は一番簡単な「クイックレイアウト」を使っていきます。

 

 

□グラフを作成する。

グラフは、データから意味のある傾向を見つけ、わかりやすく伝えるための道具みたいなものです。

いろんなグラフがありますが、ざっくり説明すると、

・数量を比較したいとき・・・棒グラフ

・傾向などを見たいとき・・・折れ線グラフ

・占有率を見たいとき・・・円グラフ

・バラつきを見たいとき・・・ヒストグラム

他にもありますが、代表的なのはこんなとろです。

 

要は、

分析したい内容や伝えたい内容によって使用する(適した)グラフが違うということです。

 

今回は各店舗の売上を月ごとに比較する時を例に説明します。

 

①表を選択してグラフを作成する

「Ctrl」+「A」を活用して全選択

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 ↓

②「挿入」タグのグラフ項目から棒グラフを選ぶ

※今回は「集合縦棒」を使用します。

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ワンポイント知識

「おすすめグラフ」をクリックすると機会が判断してオススメのグラフを自動でいくつかリストアップしてくれます。

しかし、適したグラフではない可能性もあるので、注意しましょう。

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□クイックレイアウトでグラフを加工する。

「クイックレイアウト」では、グラフの見た目を変えたり、要素を追加したり、様々な加工をすることができます。

自動でいくつかのパターンを候補に出してくれるので、そこから適したパターンを選びましょう。

①作成したグラフを選択して、「クイックレイアウト」をクリック

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 ↓

②いくつかの候補が出るので、適したパターンを選択。

※ここではパターン5を選択します。

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 ↓

③グラフのサイズ変更をして見やすく。

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「クイックレイアウト」のひと手間を加えることで、店舗間や月別の売り上げを比べる時に、数値でも確認できるようになりました。

難しい作業は一切ないですが、見やすい資料を手間暇かけて作成したように見えます。

 

目的に応じて、活用していきましょう。

 

 

□おまけ

「グラフスタイル」の項目にいくつかのデザインパターンが選べます。

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好みになりますが、全体の資料のバランスを考えて、変えてみても面白いと思います。

統一感を重視するのか個性を重視するのか、ノーマルでいくのか・・・。

クリック一つでいろいろ変わるので試してみましょう。

楽しみながら作成すると、奥が深くてなかなか面白いと思います。

 

あくまで、「見やすく」「わかりやすい」が大切ですが。

シートを変更できないように「編集制限」を活用する方法

エクセルで勤務表や請求書等のフォーマットを作成して配布する場合

項目名や組織などの入ったセルは勝手に変更されないように制限する必要があります。

意外と多いのですが、同じフォーマットやデータを使っているはずなのに、AさんとBさんで違うものが出来上がっていることは結構あります。

特に統一が必要な請求書や会社の報告書などは、作った人で違うものができると修正が大変となり、かなり時間を要します。

誰が使用しても同じ結果が得られることが、同じ書式を使う最大限の利点ですので、

変更できないようにするのは意外と大切な作業になります。

詳しく解説していきます。。

 

変更できないようシートの保護を行うとこんな感じになります。

(エラーメッセージが表示されます)↓

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⑴編集を許可するセルを決める

①編集を許可するセルを決めます。

シートの保護機能の初期状態ではすべてのセルがロック(入力制限)された設定になっています。

まずは、このロックを外す作業を行います。

②「セルの書式設定」(※「Ctrl」+F1」でもダイアログが開く)

セルの編集を許可するダイアログが開く

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 ↓

③「保護」タグを選択

1番右端のタブを選択

 ↓

④「ロック」のチェックを外す。

ロックのチェックを外すことによりシートの保護をかけても指定したセルは編集可能になります。

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 ↓

⑤「OK」ボタンをクリックする。

 

 

⑵シートの保護を行いセルの変更を禁止する(指定したセル以外)

指定したセルのロックを全て解除したら「シートの保護」を行います。

①「校閲」タグをクリックする。

 ↓

②「シートの保護」をクリックする。

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 ↓

③パスワードやユーザに許可する操作を設定する。:一番大切

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※他にも細かい設定ができます。

例えば、

・行の挿入は許可する → 行の挿入に☑

・列の削除は許可する → 列の削除に☑

など。。。

 ↓

④「OK」ボタンをクリックする。

 

※ワンポイント知識として

パスワードの入力は省略することも可能です。

パスワードを入力せずに進むと、シートの保護を解除する際にパスワードの入力を求められなくなります。

 

 

□まとめ

これでシートの保護は完了です。

オレンジ色のセルの値が変更できその他のセルを編集しようとすると、

エラーメッセージが表示されることを確認してください。

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□おまけ:シート保護を解除する方法

「シートの保護」をしたはいいが、やっぱり辞めたい!という場合もあるかと思います。

その際は、「シートの解除」を行いましょう。

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クリックするだけなので簡単です。

因みに、

パスワードを設定していた場合は、パスワードの入力を求められます。

規則性のあるデータはオートフィル機能で一瞬で完了!オートフィル機能を最大限活用する方法

規則性のあるデータの入力はエクセルが最も得意とする分野です。

しかも、面倒な作業が一切ありません。

詳しく解説していきます。

 

 

□規則性のあるデータってどんなデータ?

例えば、

・12月1日、12月2日、12月3日、・・・。

・月曜日、火曜日、水曜日、・・・。

・1、2、3、・・・。

詳しく説明する必要もないですが、

あえて言うなら、「次に来る内容が予想できるデータ」です。

例えばこんなデータ ↓

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 それでは、逆にどんなデータは規則性のあるデータに該当されないのか?

例えば、

・「あ」「い」「う」などの文字単体・・・。

・「佐藤」「鈴木」「小林」などの2文字以上の単語・・・。

・「こんにちは」などの文章・・・。

考え方としては、「次に来る内容が予想できないデータ」ですね。

「ありがとう」って言われて、次に何が来るかなんて分からないもんですね!

例えばこんなデータ ↓

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 言葉で説明するのは簡単ですが、実は規則性のあるデータは意外と奥が深いです。

例えば、

・「1」「3」「5」・・・。

↑これは規則性のあるデータとして考えられます。

・「あー1」「あー2」「あー3」・・・。

↑「あ」単体だと規則性のあるデータになりませんが、数字をつけるとこれも規則性のあるデータになります。

 

他にもいろいろありますが、使ってみて慣れていきましょう。

覚えるほどの事ではないので安心してください。

 

 

□オートフィル機能の使い方

オートフィル機能を活用するには、フィルハンドをドラッグして自動入力します。

フィルハンドセルの右下の黒い点のことです。

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ここではよく使う3つの事例を使って紹介してみます。

①NOを入力

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②日付を入力

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※週単位や月単位や年単位でも入力することができます。

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 ③曜日を入力

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 ここで上達のためのワンポイント!

隣の列にデータがある場合はフィルハンドをダブルクリックすると連続データを一気に入力することができます。

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□特殊な連続データをオートフィルする方法

明らかに規則性があるデータではないが、実は規則性があるデータも意外とあります。

上記で挙げた例でいうと

・「1」「3」「5」・・・。 ← こんなデータです。

確かではないですが、次にくる数字は「7」「9」「11」・・・。かな?と予想できます。

私たちが予想できるので、当然エクセルも予想できます。

しかし、

最低限の情報として「1」「3」「5」くらいまでは入力してヒントをあげる必要があります。

エクセルにヒントを与えるには、ドラッグで選択してあげます。

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このようにすると規則性があるかないか微妙なデータもオートフィルできます。

 

 

□自分にしか分からない規則性は登録してあげよう!「ユーザー設定リスト」に登録する方法

毎月、同じ社員名を入力する場合など、先頭の社員名を入力すると連続データとして残りの社員名が自動入力されたら便利ですね。このように、一般的に規則性はないのだけれど、自分だけがわかる規則性があるデータもオートフィルを活用することができます。

①エクセルオプション → 詳細設定

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②全般 → ユーザー設定のリスト編集

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③方法1:リストに入力する

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  方法2:セルから入力する

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□オートフィルを超える上位機能「フラッシュフィル機能」

フラッシュフィル機能とは、すでに入力されているデータから法則を勝手に見つけ出して自動で入力してくれる機能です。

(※ショートカットキー:「Ctrl」+「E」)

よく使う例を挙げてみましょう。

①氏名から「性」と「名」に分ける。

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 使い方によってはとても便利な機能ですが、もちろんエラーが出たり、うまくできてないこともあります。

便利機能ではありますが、過信しすぎないように確認は必要です。

 

 

□まとめ

オートフィル機能は全然難しくありません。

その為、多くの人が活用しています。

しかし、

場面や状況に合わせて使い方を変えたり、カスタマイズして使ってみたりしている人は少ないかもしれません。

慣れてきたら、どんどん挑戦していきましょう。

これだけ覚えれば大丈夫!よく使うショートカットキー

Excel作業のスピードを上げるには、ショートカットキーを覚えるのが1番です。

しかし、

ショートカットキーは多く存在する為、どれを覚えればいいの?となります。

 

今回は、よく使うショートカットキーの中でも更によく使うショートカットキーをご紹介します。

 

一つ一つはちょっとした作業ですが、使用頻度が多いため積み重ねていくと、思わぬ時短になってたりします。

 

 

 

 

よく使うキーと指の配置

ショートカットキーを使いこなせるようになると、マウスで作業する場合と比べて格段に作業スピードがUPします。

一つ一つの差はほんの数秒ですが、積み重なると大きな差になります。

 

ショートカットキーは、

「Ctrl」または「Alt」と、その他のキーを組み合わせることが多いです。。

「Ctrl」を押すときは小指、「Alt」を押す時は親指を使います。

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□『「Ctrl」+「c」』と『「Ctrl」+「v』でコピー&ペースト(5秒時短)

1番最初によく使うのがコピー&ペーストです。

コピーとペーストは同時に使うことが多いのでセットで覚えましょう。

①セルまたはセル範囲を選択

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 ↓

②「Ctrl」+「c」でコピー

 ↓

③「Ctrl」+「v」で貼付ができます。

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これはとてもよく使う方法です。

 

 

□「Ctrl」+「z」で元に戻す。(3秒時短)

作業を間違えた時によく使うのが「元に戻す」機能です。

間違えた時の修正方法は意外とたくさんあります。

例えば・・・

・「Delete」を教えて元の状態に戻す。

・右クリックでセルごと削除する。

・左上の戻るボタンで一つ前に戻る。

Etc...

 

簡単な表やグラフならばそれでも構いませんが、

複雑になればなるほど実はどの修正方法を選択するか大切になってきます。

 

ここでは、最も簡単な方法で汎用性の高い「一つ前に戻る」をお覚えましょう。

「Ctrl」+「z」のショートカットキーです。

①□で囲んで、黄色で塗りつぶす

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 ↓

②間違えたので「一つ前に戻る」 「Ctrl」+「Z」

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 ↓

③赤で塗りつぶす

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□セルの移動はマウスではなく「Ctrl」+「方向キー」を使う

セルの移動をするときに指定のセルに対してマウスをクリックして進めることが多いと思うのですがここでは「方向キー」使う方法をお勧めします。

値のあるセルまで一瞬でジャンプできるので慣れてしまえば、使い勝手は最高です。

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更に上達のワンポイント設定として

「Ctrl」+「A」で全体の範囲を選択するとことができます。

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更に、

「Ctrl」+「Shift」+「方向キー」で部分選択もできます。

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□一括処理には最強「検索」と「置換」(最強時短)

正直これを知っているのと知らないのでは、作業速度に天と地の差があります。

「検索」とは、文字通り使っている対象を探してくれます。(「Ctrl」+「F」)

「置換」とは、対象を入れ替えることです。(「Ctrl」+「H」)

特に「置換」はよく使うので、こっちだけでも使えるようになると一気に効率UPします。

使い方を詳しく解説していきます。

「Ctrl」+「H」で(検索と置換)のダイアログが出ます。

 ↓

②(検索する文字列)に変更前の名称を記載。

 ↓

③(置換後の文字列)に変更後の名称を入力。

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 ↓
④(すべて置換)をクリック。

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⑤対象箇所がまとめて変更されます。

※置換作業をする前に対象箇所を確認した場合は(すべて検索)をクリックすると対象箇所が出てきます。

 

ここでオススメワンポイント設定

検索や置換するにあたって(部分一致)(完全一致)の2つの設定があります。

部分一致:文字の中で一部でもあっていれば対象になる。

完全一致:文字が全て一致していないと対象にならない。

これは、(オプション)タグで変更できます。

是非ともチェックしておきましょう。

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「置換」機能は使ってみるとわかりますが、完全一致でないと100%力を発揮できません。

例えば

「あいうえお」 → 「かきくけこ」に変更したい。

この場合、「あいうえお」をまずは抽出しますが、部分一致にしてしまうと

「あかさたな」みたいな「あ」が入っている文字も出てきてしまいます。

変更したいのは「あいうえお」のみですが、「あかさたな」が出てくると面倒です。

 

 

□寝ててもできるようになれ保存方法「Ctrl」+「S」(5秒時短)

せっかく作業が終わったのに保存を忘れてしまったり、

強制終了で一からやり直したりと、一度はそんな経験をしたことがあると思います。

「Ctrl」+「S」ですぐさま(上書き保存)を行いましょう。

(名前をつけて保存)の場合は「F12」ですることができます。

マウスを使うとファイルタグから保存を選ぶため2段階の工程を踏まなければなりませんが、これなら一瞬でできます。

 

 

□複数のファイルをまたいで作業するなら「Alt」+「Tab」(15秒時短)

ファイルを参照しながらもう一つのファイルで作業するなど、複数のファイルを交互に行き来する時には、

直前に触っていた画面に切り替える「Alt」+「Tab」が便利です。

例えば、

新しく開いたファイルから値をコピーして作業中のファイルに貼り付ける場合を考えます。

①「Ctrl」+「C」:コピー

 ↓

②「Alt」+「Tab」:画面切り替え

 ↓

③「Ctrl」+「V」:ペースト(貼り付け)

 

もちろん、

マウスを使っても作業できますが行ったり来たりする作業がマウスよりもスムーズな為、

作業ストレスが少なくて済みます。

 

 

□これを使えば一生離れられない!印刷ショートカット「Ctrl」+「P」(5秒時短)

題名通りです。

(印刷)する時は、(ファイル)→(印刷)の2段階作業が必要になりますが、

「Ctrl」+「P」で一発です。

本当に使い勝手が最高です。

 

 

□え?まだ+ーで画面拡大してるの?「Ctrl」+「スクロール」でするのがスマートです!

打ち合わせでも、プレゼンテーションでも、資料作りでも、(ズーム機能)を使うことがあると思います。

右下の+ーを使って、拡大や縮小をしてもいいですが、あまりスマートではありませんね。

一人で作業をする場合はまだいいかもしれませんが、プレゼンテーションなどの時に、

「Ctrl」+「スクロール」でスススッと進めるととてもスマートです。

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最初に知っておきたい!便利なオススメ初期設定5選

「フォントサイズや書体を一つ一つ変更するのが面倒くさい。」

「せっかく時間をかけて仕上げたのに、保存するのを忘れた。」

「文字を打った時に、予測変換が出るのはいいけど違ってて、直すのが面倒くさい。」

etc...

 

誰でも簡単に使えて、便利な機能がそろっているExcelですが、

もちろん全てが完璧!というわけではなく、大なり小なり不便な点もあります。

 

なるべくストレスなくExcelを操作できるように、

個人個人の使用方法に合わせて「初期設定」を変更することが大切です。

しかし、意外とこの初期設定は知られておりません。

 

そこで今回は、

特に使用頻度の高いフォントと保存に関する設定を紹介します。

 

 

□初期設定方法について

Excelの初期設定を行う方法は、とても簡単です。

①「ファイル」をクリック

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  ↓

②「オプション」をクリック

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   ↓

③この画面が出ればあとは、それぞれの設定を行うだけ。

詳しくは次で解説します。

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その1. フォントに迷ったらとりあえず「メイリオ」使っとけ!

まず最初に設定するのはフォントの種類です。

え?文字の種類?

と、思われた方も多いと思いますが、これは「見やすい資料作成」の観点からもかなり大切なポイントになります。

(フォント例)

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↑これは「見やすい」と、言われているフォントを5種類3パターンに分けて作成した表です。

文字の大きさはすべて同じですが、見ての通り見え方が全然違います。

因みに、フォントの種類によっては、適用されないものあるので注意です。

例えば、

「Arial」や「Verdana」などは、英語表記がとても見やすいですが、漢字やひらがなは存在しません。従って、違うフォントに勝手に変換されます。

(この場合はMSPゴシック:青色の部分)

他にも、

メイリオ」や「Meiryo UI」などは、斜め設定がなく、斜め文字にすることができません。

(緑色の部分)

 

フォントの種類はとても多くあり、すべての文字の特徴を調べるのは結構大変です。

初期設定では「游ゴシック」になっていますが、個人的には数字の感覚が詰まりすぎており、見えにくいかなという印象です。

それに比べて、メイリオ」は、英語・数字・漢字・ひらがなとすべてのバランスがよく見えやすいです。斜め文字が使えないのが惜しい点ですが、差し引いても見やすいと思います。

 

あくまでも個人の好みなので、好きなフォントがあればそれで問題ないですが、

特にこだわりがない方は「メイリオにしちゃいましょう!

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 (図③)を選択して変更します。

 

その2. 文字サイズは「8pt~11pt」の間ならどれでもいいよ!

フォントの種類を選んだら、次はフォントサイズについても意識しましょう。

(フォントサイズ)↓

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小さい順に並べた一覧表です。

フォントサイズも好みなので、基本的には好きなサイズでいいのですが、

それでも8pt~11ptの間で選ぶといいと思います。

特にないという方は、10ptがオススメです。

初期設定は11ptになっていますが、セルの余白を考えると10ptが一番バランスがよさそうです。

 

設定変更方法はフォントの種類を変更する場所のすぐ下にあります。

(図④)

 

 

その3. 自動保存は絶対に忘れることなかれ!

せっかく頑張って作成したのに、保存を忘れて全てが無駄になったこと、、、。

誰しも一度は経験あるのではないでしょうか?

おそらく圧倒的に多いのは、自分が保存を忘れたというよりも、意図せずに消えてしまうパターンだと思います。

例えば

・電源が急に落ちたとか、、、。

・違う人が勝手に触ったとか、、、。

 

小まめに上書き保存をするのは基本の対策ですが、万が一に備えて、

自動保存の設定をしておきましょう。

 

設定画面を開くまでは同じ。

①「保存」のタグをクリック

 ↓

②右側のファイルの保存形式を選択(図⑥)

マクロを組んでいる場合は、「マクロ有効ブック」のファイル形式を選択。

最初は特にないと思うので、Excelブック」のファイル形式のままにしましょう。

 ↓

③「次の間隔で自動回復用データを保存する」を選択(図⑦)

自動保存の間隔は10分でいいと思います。

あまり短くすると、Excelの操作が鈍くなるというデメリットがあるからです。

基本的には自分で上書き保存をする癖をつけた方がいいので、あくまでも補助的な機能として考えると、10分ぐらいなものです。

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その4. Backstage画面は正直使わないよ!

「Backstage」(図⑨)とは、「ファイル」タブをクリックした時に表示される画面です。

こんな画面です↓

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初期設定ではショートカットキーでファイルを保存したり操作を行うごとに、毎回表示されて、結構不便です。

しかも、結構ストレス・・・。

例えば、

作業中に他のファイルを開く場合など「Ctrl」+「O」のショートカットキーを使用して、同時に作業したりしますが、この時にいちいちBackstage画面がでてくると煩わしさ倍増です。

 

とりあえず(図⑧)をチェックして、Backstageが表示されないようにしておきましょう。

 

 

その5. 保存先のフォルダーは決めておくと便利!

 保存先は別に指定しておかなくても大丈夫ですが、

もし通常使うフォルダーが決まっているのであれば、設定することで、移動時間の省略になります。

(図⑩)

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□まとめ

初期設定は、しなければ機能を使えないといった「強制」ではなく、

設定すれば便利に使えますよ!といった「任意」です。

そのため、「知っていればもっと楽にできたのに」なんて事も結構あります。

慣れてきたら自分なりにカスタマイズしてもっと快適に使えるようにしましょう。