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目的のデータのみを絞り込み表示させる方法

エクセルデータが多ければ多いほど、大活躍するのが「フィルター機能」です。

この機能を使うと、一瞬で自分の求めるデータを表示することができます。

更に、この機能の凄いところは、各カテゴリーで絞り込んでいけるところです。

例えば、

・所属部門は「第3営業部」

・契約日は「2018/1/12」

・契約金額は「○○円以上」

などです。

 

各条件で絞り込んでいき、条件に一致するデータをのみを表示することで、

その後の集計や分析などにも役に立ちます。

 

それでは、3つの具体的な使い方を例に解説していきましょう。

 

 

 □前準備として表に「フィルター機能」をかける。

作成したデータ(表)はそのままでは使いづらいです。

必ず目的に沿って自分の使いやすいように「加工」すると使いやすくなります。

今回は、絞り込みを表示させる方法ですので、「フィルター機能」を設定します。

一瞬でできます!

「Ctrl」+「shift」+「L」を押すだけです。

これは、ショートカットキーの一つですが、自身の経験から言わせてもらうとかなり重宝します。

是非とも、覚えて活用してください。

①表内の任意のセルを選択

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 ↓

「Ctrl」+「shift」+「L」を押す。

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「フィルターモード」設定が完了すると、列見出しに矢印「🔽」が表示されます。

テキストや日付、数値などそれぞれのカテゴリーで絞り込みが可能になりました。

 

 

□テキストで絞りこむ

指定した文字列を含むデータを抽出します。

今回は「所属」の検索ボックスに文字を入れて検索してみます。

①所属の「🔽」をクリック

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 ↓

②検索ボックス文字を入れる。今回は「法人」と入力

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 ↓

③「OK」をクリック

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※上記の手順で実行すると「法人」が含まれるデータが抽出されます。

このことにより、例えば

・法人向けの商品を分類したり

・法人向けの営業のみ分類したり

など、いろいろできます。

「テキスト」で分類することで、商品の種類や内容だけでなく、「こんにちは」「こんばんは」などの言葉でも分類でき「物軸・事軸」で分析できます。

 

 

□日付で絞りこむ

対象データを「日付」にてフィルターをかけて絞り込みます。

今回は「2018年・1月」で絞り込みます。

①契約日の「🔽」をクリック

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 ↓

②「2018年」にチェックを入れる。

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 ↓

③「OK」をクリック

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※上記の手順で実行すると「2018年・1月」のデータが抽出されます。

このことにより、例えば

・この時に売れた商品を分類したり

・この時成績を確認したり

など、いろいろできます。

「日付」で分類することで、過去の振り返りや未来の予測など「時間軸」で分析できます。

 

 

□数値で絞り込む

対象データを「数値」で絞り込みます。

「〇〇円以上」や「○○円以下」などの使い方です。

今回は「1000000以上」で絞り込みます。

①金額の「🔽」をクリック

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 ↓

②「数値フィルター」をクリック

 ↓

③「指定の値以上」をクリック

※「オートフィルターオプション」のダイアログが開きます。

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 ↓

④「1000000」「以上」に設定して、「OK」をクリックする。

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※上記の手順で実行すると「1000000以上」のデータが抽出されます。

このことにより、例えば

・契約金額を確認して、評価をつけたり

・売れた商品の利益利を計算したり

など、いろいろできます。

「数値」で分類することで、「数的軸」で分析できます。

統計的な分析手段にも活用できます。

 

 

□上達の為のワンポイント:「AND」と「OR」を使いこなす!

「〇〇円以上〇〇円以下」や「〇〇か□□」など、複数条件で検索したい場合があります。

こんな時に、「AND」「OR」を知っておくと便利です。

使い方としては、

・ANDの使い方

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・ORの使い方

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□まとめ

フィルター機能はとても簡単に使うことができます。

資料として活用することもできますが、手軽にできることから、データの種類を検索するだけでも使えます。

因みに、

上記3つの使い方を複合すると「法人関係で2018年に1000000以上の営業」が抽出されます。

複数検索を利用したり、各個で検索して利用したり、様々な使い方ができます。

是非、参考にしてください。