1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

一瞬で苗字や名前を結合し、ふりがなを自動で入力するする方法

顧客名簿や従業員名簿など、「名簿」に触れることは多いと思います。

性と名に分けたり、振り仮名をつけたり、後の分析がしやすいように集計したいところですが、

一人ひとり作業していくのはとても大変です。

今回は、これらの作業が一瞬で終わらせる方法を解説していきます。

とても便利ですので、是非覚えましょう。

 

  

□文字列の結合方法は「&(アンド)」を使います。

文字列を結合するとき最も簡単なのは「&(アンド)」でつなげる方法です。

例えば、3つの文字列を結合してみます。

この時に見やすくするために、(文字 空白 文字)に表記されるようにルールを決めます。

①セルに数式を入力します

f:id:Djiro:20201212234227p:plain

 ↓

②フィルハンドをダブルクリック

f:id:Djiro:20201212234253p:plain

f:id:Djiro:20201212234314p:plain


これで苗字と名前がくっつきました。

数式の具体的な説明はこんな感んじです。↓

f:id:Djiro:20201212234334p:plain

「苗字」+「空白」+「名前」で並べて、「+」のところを「&(アンド)」に置き換えていると言えそうです。

 因みに、「&」のボタンがわかりずらいので画像載せておきます。↓

f:id:Djiro:20201212234443p:plain

 

 

□振り仮名は「PHONETIC関数」(フォネティック)を使います。

「PHONETIC関数」は、振り仮名を自動で作成してくれる関数です。

とっても便利な関数ですが、デメリットもあります。

この関数は、セルに文字を入力して漢字にした時の情報に基づいて、振り仮名を表示していきます。

その為、自分で入力していないとコンピューターが振り仮名を取り出すことができません。

つまり、他のデータからコピーして貼り付けたデータなどは振り仮名を表示できないと言うことです。

(厳密には、マクロやVBAを使えばできますが、内容が濃いので別記事で書きます)

また、

漢字を正しくない「読み」で入力するとそのまま表示されるので、間違って表示されます。

例えば、

「幸太」を「コウタ」と入力せず、「シアワセ フトイ」と入力して余分な所を削除する形で変換すると「シアワセ フトイ」と表示されます。

 

デメリットはありますが、それを差し引いても便利な機能です。

要は使い方の問題です。

必ず二重チェックは必要ですが、、、。

 f:id:Djiro:20201212235313p:plain

f:id:Djiro:20201212235326p:plain

f:id:Djiro:20201212235338p:plain

f:id:Djiro:20201212235348p:plain



□上達の為のワンポイント:データは最小単位で管理しよう!

名簿を作成するときに、「性と名を分けて管理するか」それとも「性と名を結合して一つの値として管理するか」一度は迷ったことがあると思います。

一から作成する場合は、必ず分けて作成しましょう。

なぜなら、データは一回作ると終わりではなく、必ず後で集計や分析をしやすいように加工します。

その時に、一つのセルに二つ以上の情報があると加工がしにくくなったり、再度作り直したりとにかく二度手間です。

人間は同じ作業を何度もするのはストレスでしかありません。

例えば、

今回の「性と名前をつなげたり」、「振り仮名をつけたり」と言う作業もセルが分かれているから一発でできる数式が機能するのです。

一つのセルに入っているとできません。

基本的な考え方として「エクセルは一つのセルに一つの情報(最小単位)」と言う考え方を持っておきましょう。

 

 

□まとめ

※文字を結合する時は「&(アンド)」を使う

 =「セル番号 &“ “&   セル番号」

 →セルの文字列を結合する。

※漢字の振り仮名を取り出す時は「PHONETIC関数」を使う

 PHONETIC(文字列)

 →文字列の振り仮名を取り出す。

※データは最小単位で管理する

 →一つのセルに一つの情報(文字や数字など、、、。)