1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

条件付き書式設定を使って、完了したタスクを一目でわかるようにする方法

製造現場などではよくあることですが、

エクセルで工程の進捗管理をすることがよくあります。

そんな時に、タスクの状況が一目でわかるようにすることは、効率的な観点からもとても大切なことです。

 

今回は進捗管理表(タスク管理表)から、タスクが完了すると色が変わるように設定するという作業から具体的に説明していきます。

 

  

□完了したタスクを赤色にする

まず最初に行う作業は「条件付き書式設定」です。

これは、指定したセルの値や数式の計算結果に対して何らかの条件を設定し、条件に当てはまるとセルに定めた書式を反映させるという機能です。

例えば、セルの文字色を変えたり、背景の色を変えるなどです。

ここで指定しなければならないのは、「範囲(どこからどこまで)」「条件(ルール、数式)」「書式(色、書体)」の3つです。

 

今回の進捗管理表では、

・作業が終了したら「完了」

・作業中の場合は「進行中」」

・作業を開始してない場合は「未着手」

と設定します。この中からタスクを「完了」にしたら、自動的に行全体を赤色にします。

 

①列を選択する。→「ホーム」タブ→「条件付き書式設定」→「ルールの管理」⇦  範囲

今回は列で指定しています。範囲で選択することもできますが、行を追加してしまうと適用先を変更しないと反映されなくなり意外と二度手間になります。

f:id:Djiro:20201215221135p:plain

②「条件付き書式ルールの管理」→「新規のルール」をクリック

f:id:Djiro:20201215221044p:plain

③「数式を使用して、、、。」をクリック

④「次の数式を満たす、、、。」の欄に数式を入力

 数式:= $E1 = "完了"      ⇦ ルール

セルの範囲は必ず一番端(最初)のセルを基準にします。

今回だとE列の文字が「完了」になれば、赤にするという条件なので、E列が対象になり、E1が最初のセルになるのでE1を数式に入れます。

f:id:Djiro:20201215221028p:plain

⑤書式をクリック

f:id:Djiro:20201215220914p:plain

⑥「セルの書式設定」ダイアログの「塗りつぶし」タブから“赤色“をクリック ⇦書式

f:id:Djiro:20201215220830p:plain

f:id:Djiro:20201215220850p:plain

⑦完成画面

f:id:Djiro:20201215220815p:plain


上記の使い方はほんの一例です。

色をつける以外にも文字の書式を変えたり、横線を引いたり使い方は様々です。

数式も「=」以外にも「<」「>」などの比較演算を活用すれば、「〇〇値が△△以上」みたいな条件設定もできます。

多種多様な使い方ができるので、また別の記事でも取り上げたいと思います。

 

 

□条件を複数設定する場合は?

一つ条件付き書式設定を行い、続けてルールを設定したい場合は「適用」をクリックしてください。

最初に作ったルールが保存され、新しくルールを作成することができます。

ここで注意が必要ですが、

「適用」をクリックせずに「新規ルール」をクリックしてしまう場合があります。

これだと、最初に作ったルールが「上書き」されてしまいます。

意外とやりがちなミスですので注意しましょう。

 

□上達のためのワンポイント:「条件付きの書式設定」のルールは範囲を決めてから行う!

条件付き書式設定のルールを決定した後に、そのルールを適用する範囲を設定することもできます。

①「条件付き書式ルールの管理」のダイアログをクリック

f:id:Djiro:20201216001405p:plain

しかし、これだと大きなデメリットがあります。

それは、数式が壊れてしまう不具合が起こる場合があるからです。

こんな時は、再度数式を書き直せば直りますが、リスクは少ないにこした事はありません。

必ず、範囲を設定してから数式などルールを設定しましょう。

 

 

□まとめ

※タスクの変化に合わせてセルを変化させるには「条件付き書式設定」を使う。

 タスクが「完了」 →  その行が赤色になる

※条件付き書式設定には順番がある

 適用範囲を選択してルール(数式)を設定する