1日10分!1年後に差がつくExcel教養

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いろいろな条件を指定してセルを数える方法

エクセルの実務ではよく使う機能として、「カウント」があります。

全体のセルの数を数えるのはもちろんのこと、条件を設置してそれに合うセルのみ数えたりなど、色々な場面で出てきます。

具体的には、

・管理部なら商品の数

・営業なら契約数や顧客の数

・人事なら社員数や組織の数

あげればキリがないくらい、結構使う場面が多いです。

 

条件に合うセルを数えるには、セルに入っている情報を理解しておかなければなりません。

そして、その後の分析手法表示方法も理解した上で使いこなす必要があります。

覚えてしまうととても便利ですので、覚えて活用していきましょう。

 

今回は、「NO」「氏名」「階級」「住所」の4つの表をそれぞれでカウントしていきながら、具体的に解説していきます。

 

  

□すべてのセルを数える

入力されている人数をすべて数えるには、「COUNTA(カウントエー)」関数を使用します。

「COUNTA(カウントエー)」関数の引数は、セル範囲を1以上で設定します。

これは難しく考える必要はなく、数えたいセル範囲をすべて選択することで自然と1つ以上設定しているので大丈夫です。

ポイントとしては、

数えたいセルの列全体で選択するといいと思います。

「A1:A10」のように範囲で選択すると、行が増えてA10を超えてしまうとカウントされないからです。

こんな感じです↓

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「−1」は表の見出しを退けるためです。

表には大抵見出しがありますので、覚えておきましょう。

そして、ここで覚えておきたいポイントがもう一つあります。

「COUNTA(カウントエー)」関数は、空白でないセルをカウントします。

セルの数と必ずしも同じではないので、数値が合わない時は確認してみましょう。

 

 

□階級ごとに人数を数える

指定した条件を満たす人数を数えるには、「COUNTIFS(カウントイフス)」関数を使います。

引数には、「セルの範囲」「検索条件」の組み合わせでいくつも設定できます。

設定したすべての条件を満たすセル数を数えます。

こんな感んじです↓

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□上達のためのワンポイント

エクセルには「S」がついていない、「COUNTIF(カウントイフ)」関数があります。

これは一つの条件しか設定できません。

「COUNTIFS(カウントイフス)」関数は複数の条件を設定できるので、

こちらを覚えておけば問題なしです。大は小を兼ねる的な感じです。

エクセルはこんな関数がたくさんあります。

例えば、上記で説明した例で言うと

「COUNTA(カウントエー)」関数も、空白以外のセルは全て数える関数ですが、

(セル内の情報は、数値でも文字でも関係ない)

数値や日付を含むセルだけを数えたい場合は、「COUNT(カウント)」関数を使えば可能です。

すべて覚える必要はないので、必要なものだけ覚えていきましょう。

 

 

□ちょっとした応用編:「住所」の中から都道府県ごとに集計する方法

指定の住所に該当する都道府県が何件含まれているか数えます。

「COUNTIFS(カウントイフス)」関数には、文字列の中の「〇〇〜□□」みたいな条件指定をすることもできます。

例えば、

愛媛県〜」みたいに愛媛県から始まる文字列という指定の仕方です。

この方法だと「愛媛県産」でも「愛媛県出身」でも「愛媛が大好き」でも、とにかく「愛媛県」から始まる文字列を全て指定できます。

このような曖昧な指定方法には「*(アスタリスク)」を使用します。

「*(アスタリスク)」マークは、何かしらの文字があることを示す記号です。

上の例で言えば、「県」とか「出身」とか「大好き」など全てが対象で、この「曖昧」を示す記号を「ワイルドカード」と言います。

数式だとこんな感じです↓

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□まとめ

※空白以外のセルを数える:COUNTA(カウントエー)関数を使う

 COUNTA (セル範囲)

※指定条件を満たすセルを数える:COUNTIFS(カウントイフス)関数を使う

 COUNTIFS (セル範囲, 条件式)

※曖昧な条件指定をするときは、「ワイルドカード」を使う

 「*」←こんな記号

 数式例:

※大は小を兼ねるような関数は大の方を覚える。

 例:COUNTIFS(カウントイフス)関数を覚えれば、COUNTIF(カウントイフ)関数は

   覚えなくて良い。