1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

IF関数の使い方(条件に合わせて表示する方法)

業務で使う頻度が高い関数に、「IF(イフ)」関数があります。

例えば、

・営業成績が500万以上の社員を抽出する

・テストの成績に合わせてクラス分けをする

など、

一定の条件を満たす場合に行う処理を決める作業に使います。

この設定した条件に対して行う処理のことを「条件分岐」といいます。

 

「IF(イフ)」関数は条件を複数設定することができるので、

数式が結構複雑になって、後から見返したときにわかりにくい場合があります。

なるべく「シンプル」に表現できるように解説していきます。

 

  

□条件分岐を使う

上記でも記載しましたが、

エクセルの関数の中でもかなり使用頻度が高い「IF(イフ)」関数です。

「IF(イフ)」関数は、条件を設定し、条件に該当する場合とそうでない場合に分けて、表示する値を変える関数です。(条件分岐)

英語「IF」は日本語訳で「もし、○○なら」という意味になるので、なんとなくわかる気もします。

「IF(イフ)」関数には、「条件式」「条件式を満たす場合の戻り値」「満たさない場合の戻り値」の3つの引数があります。

数式にするとこんな感んじです↓

f:id:Djiro:20201218212558p:plain

それでは、具体的な使い方を記載します。

「年数が2020年に一致する場合のみ“○“を表示」してみます。

①数式を入力

f:id:Djiro:20201218212544p:plain

②フィルハンド機能でコピー

f:id:Djiro:20201218212531p:plain

③完成

f:id:Djiro:20201218212516p:plain

 

※間違いなく処理ができているかチェックしてみましょう↓

①「Ctrl」+「Shift」+「L」でフィルター機能を設定

f:id:Djiro:20201218212459p:plain

②「2020年」をチェック

f:id:Djiro:20201218212444p:plain

③全て“○“がついているか確認

f:id:Djiro:20201218212429p:plain


 ※条件式の表示方法例も一緒に記載します

・「=」:等しい

・「<>」:等しくない

・「>」;〜より大きい

・「<」:〜より小さい

・「>=」:以上(含む)

・「<=」:以下(含む)

 

 

□条件式が2つある場合のやり方

上記の内容を踏まえて、少し応用的な使い方をしてみます。

2つ以上条件がある場合のやり方は二つあります。

一つは、「IF(イフ)」関数の中に「IF(イフ)」関数を入れる方法です。

これを、入れ子構造」と言ったりもします。

もう一つは、「AND(アンド)」関数「OR(オア)」関数を使った方法です。

「AND(アンド)」関数は、複数の条件式を全て満たしているかを判断します。

「OR(オア)」関数は、いずれかの条件式を満たしているかを判断します。

入れ子構造」を使った方法は、複雑化しやすく確認しにくいので、「AND(アンド)」関数や「OR(オア)」関数を積極的に使いましょう。

ここでは、こちらを解説していきます。

 

 ○「AND(アンド)」関数

「AND(アンド)」関数でよく使うのは、「○○以上△△以下」のような条件の時です。

例えば、「2020年の4月以上9月以下」で設定してみます。

数式だとこんな感じです↓

f:id:Djiro:20201218214741p:plain

①数式を入力

f:id:Djiro:20201218214757p:plain

②フィルハンド機能でコピー

f:id:Djiro:20201218214822p:plain

③完成

f:id:Djiro:20201218214842p:plain

 

 

 ○「OR(オア)」関数

「OR(オア)」関数でよく使われるのは、「〇〇もしくは△△」のような条件の時です。

例えば「土曜日もしくは日曜日は“○“にする」で設定してみます。

数式だとこんな感じです↓

f:id:Djiro:20201218214902p:plain

①数式を入力

f:id:Djiro:20201218214916p:plain

②フィルハンド機能でコピー

f:id:Djiro:20201218214930p:plain

③完成

f:id:Djiro:20201218214943p:plain

 

 

 

□上達のためのワンポイント:満たさない条件を表現するときは「NOT(ノット)」関数を使う

わかりやすく説明するために、上記の「OR(オア)」関数の条件に満たさない場合という設定で説明します。

土曜日もしくは日曜日以外ということになるので、月曜日〜金曜日の平日ということになります。

この「以外」という事を表す表示に「NOT(ノット)」関数を使います。

数式に表してみます↓

f:id:Djiro:20201218220655p:plain
「OR(オア)」関数を「NOT(ノット)」関数を使用して否定するという構図になります。

具体的に

①数式を入れる

f:id:Djiro:20201218220620p:plain

②フィルハンド機能でコピー

f:id:Djiro:20201218220603p:plain

③完成

f:id:Djiro:20201218220551p:plain


 

□まとめ

※「IF(イフ)」関数:条件に合わせて結果を表示する

IF(条件式,一致した場合,一致してない場合)

※「AND(アンド)」関数:全ての条件を満たしている

AND(条件式1,条件式2・・・)

※「OR(オア)」関数:どれかの条件を満たしている

OR(条件式1,条件式2・・・)

※NOT関数:条件を満たしていない

NOT(条件式)