1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

きれいな資料の作り方はピッタリ揃えること。

会社で提出する提案書や企画書、分析レポートなどにおいて、

グラフや表、図形などを用いて視覚的に作成できると周りと差がついて一目置かれます。

この時にただ作成するだけでなく、貼り付ける位置などを少しずつ調整して見やすく表現できるとより良いのですが、一つずつ調整するのは意外と面倒で時間もかかります。

 

今回は、簡単に見栄えの良い資料が作れる方法を解説していきます。

 

 

□セルの角に合わせて貼り付けてみる

まずは、グラフを配置してみます。

ここで大切なのは、グラフを作る表は別シートに作成しておき、一旦そこにグラフを作成することです

結構やりがちなのですが、提出資料にグラフを入れたいときに、提出用のシートと表やグラフ用のシートが同じシートで作成されてたりします。

自動で作成してくれるボタンがあるので、簡単にグラフ化できるのですが、作成されたグラフはマウスでどこでも動かせるようになっています。

つまり、

作成したがマウスでいい感じのところに移動(調整)しなければならず手間になります。

おまけに、ズレてたりします。

 

そこで解消する便利な機能が「Shift」+「X」です。

これは、「切り取り」ができるショートカットキーです。

そして、「Ctrl」+「V」で貼り付けます。

貼り付けたい(セル)を選択して、貼り付けることでセルの角に自動的に合わせてくれます。

①別シートの表をグラフ化する

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②「Ctrl」+「X」:切り取り

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③作成用シートで「Ctrl」+「V」:で貼り付け

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④完成

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□サイズ調整をするときに便利な2つの方法

・「Alt」キーを押しながら拡大や縮小をすると、グラフの角をセルに合わせたままサイズ変更ができます。

・「Shift」キーを押しながら拡大や縮小すると、縦と横の比率を保ったままサイズ変更できます。

以上、2点は意外と知られていない方法です。

貼り付けたグラフを後から、資料に合わせて調整することはよくあります。

せっかく、綺麗に貼り付けてもその後に見栄えが悪くなると意味がありません。

簡単ですので、覚えておきましょう。

 

 

□必要な部分だけ表示する:トリミング機能を活用する

貼り付ける場所や、伝えたい情報に合わせていらない部分は切り取る必要があります。

その際に使うのが、「トリミング」機能です。

例えば、

画像を小さくするだけなら縮小機能でも良いのですが、無駄な部分を切り取ったり、画質を落とさずに使いたい時には「トリミング」が適しています。

基本的には画像データなどに行います。 

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□複数図形の位置を揃える

図形やグラフが一つの場合はあまり気にならないかもしれませんが、複数のグラフや図形をがある場合は、揃える方が綺麗です。

そんな時は、「Shift」キーを使います。

具体的には

①「Shift」キーで複数選択する

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②書式タブの「配置」を選択

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完成

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□上達の為のワンポイントアドバイス:勝手に色が変わるのを防ぐ

グラフを貼り付けた際に、勝手に色が変わってしまう場合があります。

常にコピー元と同じものが貼り付けれるように設定をして置いた方が便利です。

「詳細設定」から「グラフのデータ要素の参照先がすべての新規ブックに設定されているプロパティ」のチェックを外します。

これで、どこに貼り付けてもコピー元が変わることはありません。f:id:Djiro:20201219222840p:plain

 

 

□まとめ

※グラフや表は作成資料とは別シートに作る。

 加工がしやすいため

※「Alt」キーと「Shift」キーをうまく活用する。

 「Alt」キー:グラフの角をセルに合わせたままサイズ変更ができる。

 「Shift」キー:縦と横の比率を保ったままサイズ変更できる。

※トリミング機能でいらない部分はカット

 作成する資料に合わせて、貼り付ける図形やグラフの余分なところはカットする。

※複数の図形はまとめて整える

 「Shift」キーを使ってまとめて選択。

 書式タグの「配置」機能で整える。