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セル範囲に名前を付けて作業効率を上げる方法。

セルやセル範囲を指定する時に、名前をつけておくと便利です。

例えば、

「A2*B2」のような数式を見ても、何を計算しているかわかりません。

・「A列」=単価

・「B列」=数量

上記のようにセルに名前をつけておくと、「=単価*数量」というように一目で数式が何を表しているかわかります。

また、わかりやすいだけでなく範囲をまとめて計算することが可能になり、数式を短縮することもできます。

具体的に方法を説明していきます。

 

  

□セル範囲に名前をつけます。

セル範囲を選択し、画面左上の「名前ボックス」から名前をつける事ができます。

今回は、

・「A2:A13」→「単価」

・「B2:B13」→「数量」

と、名前を設定します。

①セル範囲を選択する(A2:A13)

②「名前ボックス」に「単価」と入力

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※「B2:B13」も同様の手順で行います。

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※注意

選択する時に列を丸ごと指定すると、数式を組んだ時にエラーが出ます。

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□設定した名前の管理方法

「数式」タブから「名前の管理」をクリックすると、

現在使用している名前の一覧を確認したり、新規作成や編集を行なったりできます。

いろいろできますので、迷ったらこのボタンを押しましょう。

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※作成した「数量」と「単価」を確認してみましょう。

 

 

□名前をつけたセル範囲をまとめて計算する

セル範囲に付けた名前を利用して、数式を作成します。今回は「SUM(サム)」関数を使用します。

①「SUM(単価*数量)」を入力

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②「Ctrl」+「Shift」+「Enter」を押して合計金額を表示

 

※もう少し詳しく解説

入力した数式を確認すると「{ }」で囲まれていることがわかります。

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このカッコに挟まれている数式を「配列数式」といいます。

配列とは情報が入った箱が連なっているイメージです。

画像

この数式に当てはめて考えると、

「SUM(単価*数量)」という一つの数式で、「2列目の(単価*数量)」+「3列目の(単価*数量)」+「4列目の(単価*数量)」、、、、。

というふうになり、名前をつけた数式を全て合計してくれています。

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これを配列数式を使わずに表現すると、

「=C2*D2」+「=C3*D3」+「C4*D4」、、、、。

いくつも数式を入力しないといけなくなり大変です。

配列数式を使えば一発で終わるので、かなり時短になります。

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□上達のためのワンポイント:エラーが出た時の対処方法

エラーが出る時の多くの原因は「設定した名前を変更・もしくは削除してしまった」場合です。

配列数式は、設定したセル範囲の名前と紐づけているので、名前が変わってしまうとエラーが出てしまいます。

エラー表示になってしまった時は、自分が設定した名前が変わっていないか確認してみましょう。

 

 

□まとめ

※選択したセル範囲を「名前ボックス」から変更する。

「数式」タブから「名前の管理」で編集作業ができる。

※設定した名前を使って、配列数式を利用すると作業が効率的に進めれる。

※エラーが出た場合は設定した名前が変更していないか確認する。