1日10分!1年後に差がつくExcel教養

ちょっとした事なのに、意外と知らない便利なExcelの技を10分でお届け!

二つのデータを比較して、違いを見つける方法。

同じフォーマットで主力されたデータを比べる方法を紹介します。

例えば、

会社の支払いデータと取引先への請求書データを確認したり、仕入れデータと出荷データを比べたりするのに使います。

一つや二つのデータであれば、比べるのは簡単ですが、100や200になってくると結構大変です。

時間もかかりますし、間違えるリスクも上がります。

エクセルでは、このあたりは得意分野になりますので、しっかり覚えて活用しましょう。

今回は「IF関数」を活用します。

 

  

□「IF(イフ)」関数とは?
djiro.hatenablog.com

 ↑ここで詳しく説明しているので、気になる方は読んでみてください。

 

 

□ 2つのデータを比較し、差異を見つける

「シート1」と「シート2」を比較します。新たに「比較」というシートを作成してください。

①「シート2」をコピーして「比較」を作成

f:id:Djiro:20201225213736p:plain

f:id:Djiro:20201225213750p:plain

f:id:Djiro:20201225213806p:plain

f:id:Djiro:20201225213934p:plain

②「Delete」キーで削除して空のセルにする

f:id:Djiro:20201225213321p:plain

※ワンポイント

対象セルを削除するときに、「Backspace」を使って削除する事がよくあります。

エクセルの場合、対象セルが1つ以上あって、それを選択してまとめて消す場合は、「Delete」キーを活用します。

こうする事で、選択範囲をまとめて消せます。

当たり前かもしれませんが、意外と知らない方が多く、以前「Backspace」キーで一つずつ消している人を目撃したので記載しておきます。

③IF関数を活用する

「=IF(シート1!B2<>シート2!B2,シート2!B2ーシート1!B2,“”)」

f:id:Djiro:20201225213618p:plain

f:id:Djiro:20201225213252p:plain

※「シート1」と「シート2」を比較して、一致しない場合は「差分」を表示し、一致しない場合は空白を表示します。

④コピーして完成

f:id:Djiro:20201225212816p:plain

f:id:Djiro:20201225212748p:plain

f:id:Djiro:20201225212716p:plain


 

□上達するためのワンポイント:表示された値に自動的に色をつける

セルの書式設定で、マイナス数値を赤で表示します。

完成した表を全体選択して、「セルの書式設定」で変更します。

f:id:Djiro:20201225211842p:plain
比較したデータに対して、見やすいように差をつけることも大切です。

あらかじめ、書式設定をしておけば色を変えることは簡単ですので、覚えておきましょう。