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データ入力が一瞬で終わる!別の表からデータを自動的に取得する方法(VLOOKUP関数)

「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数を使って、別表からデータを取得する方法について解説します。

 

この記事を読むと↓

※マスターと呼ばれる一覧を作成することによって、そこからデータを取得できるようになり、最終的にはデータ入力作業が自動で一瞬で終わるようになります。

 

こんな人におすすめ↓

※商品マスターから商品単価を取得したい。

(一つずつ入力するのが面倒。)

※役職や技能等級リストから時給を取得して給与計算したい。

 

 

□具体的な使い方①:商品マスターから商品単価を取得する

(※マスター:基本情報をまとめたもの)

販売データにある商品をもとに、商品マスターを参照して、単価を取得していきます。

2つの表の間でデータを参照する時によく使うのが、「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数です。

この関数は、別の表から条件に一致するデータを取得する関数です。

手順①:C3セルを選択して数式を入れる

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※「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数の引数は4つです。

・引数1:探す値(商品名)

→探したい値を選択。

・引数2:範囲(商品一覧)

→探しに行く範囲を選択。この範囲の中から探す値を見つけるイメージです。 

・引数3:取得列番号(商品単価列)

→取得したい列番号を指定します。

・引数4:FALSE

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手順②:フィルハンドを使って数式をコピー

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完成

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□上達のためのワンポイント

引数2は列で選択

「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数の2つ目の引数は、必ず列で指定しましょう。

これはマスターの項目が追加になった時に、自動的に反映できるようにするためです。

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引数は3の番号に注意

「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数の3つ目の引数の番号は、2つ目の引数で選択した範囲の中での列番号です。

「A列」=1、「B列」=2というわけではありません。

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□具体的な使い方②:商品カテゴリー(項目)を追加してみる

具体例①のシートに、もう一つカテゴリーを追加してみます。

手順①:マスターに商品カテゴリーを追加。

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手順②:C3のセルに打ち込んだ数式をD3セル(商品カテゴリー)にコピー。

※注意1※

この時にそのままコピーしてしまうと、数式がずれてしまいます。

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これを防ぐために、「$(ドル)」マークを活用します。

引数1(B3)と引数2(H:J)に「$(ドル)」マークをつけます。

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※注意2※

引数3は「2→3」へ変更する。

手順③:フィルハンドをダブルクリック

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完成

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□まとめ

※「VLOOKUP(ブイルックアップ)」関数は別表からデータを持ってくる機能。

=VLOOKUP(検索値,別表の範囲,列番号,検索の型)

※4つ目の引数は「TRUE」か「FALSE」のどちらかを指定

TRUE:近い値を検索(類似一致)

FALSE:正確な値を検索(完全一致)

特に気にせずに、「FALSE」を指定する。