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繰り返し入力不要!便利なプルダウンの使い方(追加と自動反映)

Excel(エクセル)のプルダウン(ドロップダウンリスト)に項目を追加する方法を解説します。

 

この記事で分かること↓

※2通りのプルダウンの追加方法

※場合に合わせたプルダウンの追加方法の使い分け

※リスト項目の増減を自動反映させる方法

 

この記事はこんな人にオススメです。↓

※毎回項目を入力するのが面倒なので作業を効率化したい。(入力ミスも減らしたい)

※プルダウンを設定したものの、項目の追加方法がわからない。(入力項目が少ない場合)

※前任者から業務を引き継いだはいいものの、その時からリスト項目が増えすぎて追加できない。(入力項目が多い場合)

 

  

□プルダウン(ドロップダウンリスト)に項目を追加する2つの方法

 ①選択肢が少ない場合は → 直接入力方法

 ②選択肢が多い場合は  → リスト入力方法

 

①選択肢が少ない場合は → 直接入力方法

例えば、

性別(男・女)や血液型(A型・B型・O型・AB型)など、選択肢の数が少なく、選択肢の変更も考えにくい様な場合は、直接入力する設定方法が一番簡単です。

 

手順①:リスト設定したいセルを範囲選択

f:id:Djiro:20210107223158p:plain

手順②:「データ」タブから「データの入力規則」を選択

f:id:Djiro:20210107223208p:plain

手順③:「入力値の種類」から「リスト」を選択

f:id:Djiro:20210107223219p:plain

手順④:「元の値」ボックスにリストしたい項目を記入

f:id:Djiro:20210107223231p:plain

※注意※

複数項目を入れる場合は、必ず「,(カンマ)」で区切りましょう。

「、(テン)」で区切ると文字として扱われ連続して表示されます。

○:「男,女」f:id:Djiro:20210107223032p:plain

f:id:Djiro:20210107222959p:plain

× :「男、女」

f:id:Djiro:20210107223057p:plain

f:id:Djiro:20210107223107p:plain

完成

f:id:Djiro:20210107223243p:plain

 

②選択肢が多い場合は  → リスト入力方法

 例えば、

社員名簿や取引先のリストなど、とにかく項目にするリストが多い時は、あらかじめ別枠にリストを作成してその範囲を選択すると効率的です。

①のように直接入力は時間が掛かってしまいますので、、、。

 

手順①:別枠に「リスト」を作成

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手順②:リスト設定したいセルを範囲選択

f:id:Djiro:20210107222942p:plain

手順③:「データ」タブから「データの入力規則」を選択

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手順④:「入力値の種類」から「リスト」を選択

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手順⑤:「元の値」ボックスを一度クリックして、範囲選択

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※ワンポイント※

ポップアップウィンドウ(「データの入力規則」の画面)を移動して、作成したリストが見える状態にすると作業しやすくなります。

完成

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□上達の為のワンポイトアドバイス:リスト項目の増減を自動反映させる方法

リストの中の項目が増えた際に、追加して打ち込んでいくのはとても大変です。

できることなら自動的に反映してほしいですよね。

そんな時は、「OFFSET(オフセット)」関数と「COUNTA(カウントエー)」関数を組み合わせて使うとできます。

※「OFFSET(オフセット)」関数※

=OFFSET(基準, 行数, 列数, [高さ], [幅])

・基準:どこのセルから始めるかを指定します。
・行数:基準のセルから移動したい行数を指定します。
・列数:基準のセルから移動したい列数を指定します。
・高さ:移動したセルから参照するセルの高(行)さを指定します。
・幅 :移動したセルから参照するセルの幅(列)を指定します。

※「COUNTA(カウントエー)」関数※

=COUNTA(範囲)

 指定された範囲で値のあるセルが何個あるかを返す関数

 

上記の関数の詳しい説明はまた別の機会で、、、。

取り合えず、

具体的な方法を紹介します。

 

手順①:リスト作成

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手順②:「データ」タブから「データの入力規則」を選択

手順③:「入力値の種類」から「リスト」を選択

手順④:数式を入力

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完成

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□まとめ

※選択肢が少ない場合は「直接入力」

※選択肢が多い場合は「リスト入力」

※自動で反映させたい場合は「OFFSET(オフセット)」関数「COUNTA(カウントエー)」関数組み合わせる。